No hay nada más molesto que querer terminar algo en la oficina y que no te dejen. Te llaman por teléfono, te llega un correo, un compañero te hace una pregunta… Te interrumpen todo el tiempo y tú te alargas un montón para terminar algo que debería llevarte menos tiempo.
Las distracciones son uno de los grandes enemigos de la productividad. Y a veces no las puedes evitar, pero la mayor parte del tiempo sí está en tu mano controlarlas para ser más eficiente.
Hoy quiero explicarte cómo evitar distracciones te ahorra tiempo.
Las distracciones están por todas partes. El teléfono, las redes sociales, el correo, los compañeros, algo de lo que te acuerdas que es súper importante… incluso la nevera o la máquina de café puede suponer una distracción cuando estás trabajando.
Es como si siempre hubiera algo que te llama la atención y que en ese momento parece más importante que lo que estás haciendo. Entonces dejas tu tarea, dedicas unos minutos a esa distracción que acaba de aparecer y después vuelves a lo que estabas haciendo.
Y cuando esto se convierte en una costumbre, créeme que tu agenda acaba patas arriba. Porque empiezas muchas cosas y no terminas ninguna, y además baja tu nivel de concentración y te arriesgas a cometer algún error.
No te preocupes porque al final de este post voy a darte un checklist para evitar distracciones que podrás descargar totalmente gratis.
Evitar las distracciones tiene una parte de disciplina, pero también de entender cómo funciona el cerebro humano.
¿Cómo liberarte de las distracciones?
Si quieres librarte de las distracciones, lo primero es que conozcas por qué son tan malas para la productividad y el rendimiento.
Es posible que te hayas dado cuenta de que cuando empiezas una tarea o una actividad, necesitas algo de tiempo para meterte de lleno y alcanzar tu pico de concentración.
Es como si los primeros minutos fueran de calentamiento, de preparación. Y solo cuando ya ha pasado ese intervalo de unos minutos, entonces empiezas a rendir de verdad y las ideas fluyen.
En ocasiones ese tiempo es muy breve, pero a veces te puede costar más si estás cansado o si es un tema complejo.
Tu cerebro invierte energía en entrar en una tarea. Eso quiere decir que si te distraes de lo que estás haciendo, cuando vuelvas a ello tu cerebro necesitará ese tiempo de adaptación. Incluso si sigues con lo mismo que habías empezado, vas a necesitar ese calentamiento antes de estar a tope.
Y en consecuencia, tardas más.
Vamos a verlo con un gráfico para que te quede más claro:
Imagina que tienes que preparar un presupuesto para un cliente nuevo y es importante para ti hacerlo bien porque puede suponer una gran facturación.
Estimas que vas a tardar dos horas y reservas ese tiempo en tu agenda. Tienes que terminar a tiempo porque después tienes una reunión importante a la que no puedes faltar.
Si a lo largo de esas dos horas estás recibiendo distracciones continuas, el total dedicado al presupuesto no va a ser de dos horas. Va a ser más, porque después de cada distracción, tu cerebro necesita un “extra” para volver a lo que estaba haciendo.
Así que en vez de tardar dos horas, terminas dedicando tres: las dos horas que habías estimado inicialmente, más los extras de calentamiento cada vez que vuelves de la distracción.
Sé que te puede parecer una tontería, pero no lo es. Si haces la suma de todos los minutos que pierdes en retomar la concentración, verías que estás tirando tu tiempo a la basura.
Y lo peor es que esto tiene un efecto bola de nieve. Como no puedes terminar tu presupuesto en dos horas, tienes que salir corriendo a la reunión y a la vuelta continúas con el presupuesto, desplazando lo que habías planificado inicialmente.
Te trastoca toda la agenda y has elaborado la propuesta por partes.
Vamos, que ya no sabes ni qué has escrito unas horas antes. Un desastre.
¿Cómo se soluciona?
De esto te voy a hablar ahora.
Ahora que ya entiendes la importancia de trabajar en una sola cosa a la vez, por favor olvida el multitasking. No intentes hacer dos cosas a la vez porque simplemente no funciona. El multitasking es una gran mentira y no te va a ayudar a ser más productivo, al contrario.
Si quieres avanzar rápido en tu lista de tareas, tienes que concentrarte en una sola cosa a la vez. Y después en otra y en otra. Porque a medida que desbloqueas tareas es más fácil progresar, sobre todo en proyectos que incluyen una sucesión de acciones o la colaboración de varias personas.
No sirve de nada tener una acción completada al 50% o al 75%. Las acciones que cuentan son las que están completas al 100% porque son las que te permiten avanzar y dedicarte a otra cosa.
Trabaja siempre en bloques de tiempo y reserva las acciones más importantes para la primera hora de la mañana. Procura que esos bloques de tiempo sean lo bastante amplios como para que puedas terminar lo que te habías propuesto de una sola vez.
Pero, ¿qué ocurre cuando tienes un proyecto que es muy grande y te va a llevar varios días o incluso semanas? Sigue el mismo método. Dale prioridad en tu agenda y reserva todos los días 2, 3, o las horas que necesites, por la mañana.
Y por supuesto, durante los bloques de tiempo asegúrate de estar concentrado. Pide que no te pasen llamadas, guarda el móvil en el cajón, desactiva las notificaciones y cierra todas las pestañas del correo electrónico y de las redes sociales.
Cuando estés concentrado en una tarea que te va a llevar varias horas puedes hacer descansos para estirar las piernas y descansar la vista. Pero esos descansos tienes que programarlos tú, no las distracciones.
25 minutos de trabajo y 5 de descanso suele ser una buena medida, aunque puedes ajustarla a tus propios ritmos. Esto es algo de lo que ya te he hablado en mi vídeo sobre la técnica Pomodoro (señalar arriba), que va genial para las distracciones. Te aconsejo que lo veas si todavía no has descubierto esta técnica porque va muy bien.
Ahora que ya sabes cuál es el precio de las distracciones, seguro que ya no caes tan fácilmente en la tentación cuando estés trabajando. Te animo a poner todo esto en práctica y dejarme en un comentario para ver qué tal te ha funcionado. Si tienes alguna técnica que te funciona también me encantará leerla en comentarios.
Tal y como te había prometido puedes descargar el checklist para evitar distracciones. Cada vez que te pongas a trabajar en alguna tarea importante revisa primero este checklist para poder entrar en la tarea de lleno y evitar distraerte.
La semana que viene estoy de vuelta con un post sobre las 4Es del Marketing.
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Hasta entonces, ¡espero ver tus progresos con las distracciones en la sección de comentarios!