Cómo ser más productivo con tu email

¿Sabes cuánto tiempo dedicas cada día a mirar el correo electrónico?

 

¿Eres consciente de todo lo que podrías hacer si no estuvieras siempre pendiente de tus mensajes?

 

El email es un invento genial, pero si no lo gestionas bien puedes convertirte en un esclavo de tu móvil y no descansar ni un minuto.  

 

Lo cierto es que la mayor parte de personas no saben manejar el flujo de emails que reciben y se pasan todo el día colgados del correo, cuando podrían estar haciendo otras cosas más provechosas.

Hoy voy a ofrecerte algunos consejos para ser más productivo con tu email.

 

 

¿Sabías que el 40% de las personas en Estados Unidos miran el correo electrónico nada más despertarse? Antes de llegar al trabajo y de hacer cualquier otra cosa, ya están consultando su email.

 

Como puedes imaginar esto no es muy aconsejable.

 

Y esto no acaba aquí porque la tentación de mirar el correo electrónico es tan grande que es posible que entres en tu bandeja de entrada varias veces al día.

 

El correo electrónico puede ser un gran enemigo de tu productividad  como puedes ver en este vídeo de aquí y por eso quiero darte algunos consejos que yo misma he puesto en práctica.

 

Consejos para ser más productivo con tu email:

 

1. Durante una semana, anota todas las veces que miras el correo a lo largo del día.

 

Este ejercicio es un baño de realidad brutal, y te aconsejo que lo hagas lo primero de todo. Coge papel y boli, o abre una nota en tu móvil, y cada vez que mires el correo escribe el día y la hora. Repite esto durante una semana.

 

Cuando lo hagas te darás cuenta de dos cosas:

• Miras el correo mucho más de lo que piensas.
• El hecho de anotar cada vez que miras el correo, te hace ser más consciente de tu comportamiento y te ayuda a mejorarlo. Es decir, mirarás menos el correo electrónico porque estarás obligado a apuntarlo.

 

Haz esto 7 días seguidos y estarás mucho más preparado para el siguiente paso del que te voy a hablar ahora.

 

2. Crea un horario para mirar el correo electrónico.

 

La mayor parte de correos no necesitan ser contestados en 5 minutos. Casi siempre pueden esperar unas horas o un par de días porque cuando ocurre algo que de verdad es urgente, te vas a enterar por otros medios. Te llamarán por teléfono, o vendrá una persona a avisarte. Si ocurre algo realmente grave, nunca vas a recibir un correo.

 

Así que puedes estar tranquilo si solo miras tu correo 2 o 3 veces al día. Por ejemplo, por la mañana y por la tarde. O por la mañana, el mediodía y al final del día, como tú decidas.

 

3. Escribe correos muy cortos, de 5 frases o menos.

 

Algunas personas tienen la costumbre de mandar correos muy largos y pierden mucho tiempo en la redacción. En esos casos es más eficaz llamar por teléfono o concertar una reunión porque se evitan malentendidos.

 

Si mandas correos cortos y acostumbras a tu equipo a que lo hagan también, cada mensaje puede procesarse en un momento.

 

4. No mires el email si no tienes el tiempo o la energía mental para gestionarlo.

 

Aunque te parezca que mirar el correo es algo rutinario, también exige tu atención. Si en un momento dado estás cansado o tienes prisa, es mejor no entrar a comprobar el email porque no vas a ser capaz de gestionarlo de forma adecuada.

 

Sin embargo, tú te vas a quedar con esa sensación incómoda de que tienes correos que contestar y vas a estar intranquilo.

 

Así que es mejor dejarlo para otro momento, cuando de verdad puedas dar respuesta a tus mensajes.

 

5. Espera para mandar los correos más importantes.

 

Como te he dicho antes, la mayor parte de correos no exigen una respuesta inmediata. Y los que son de verdad importantes, menos todavía.

 

Cuando tienes que redactar un mensaje que es importante para ti por cualquier motivo, es mejor que te des unas horas o incluso unos días para pensar sobre ello y ofrecer una respuesta adecuada.

 

Si te das mucha prisa en contestar es muy probable que te equivoques, te olvides de algo o que no expreses justo lo que tú querías. Y entonces tendrás que volver a mandar otro correo para aclararlo y perderás mucho más tiempo que si hubieras esperado un poco.

 

6. Programa los emails para que se manden solos.

 

Existen herramientas que te permiten dejar los correos programados para que se manden solos en una hora y una fecha que tú programas.

 

Esto viene genial para adelantar trabajo, para no molestar a otras personas fuera de horas de trabajo y para acostumbrar al resto de personas a no recibir tus respuestas de inmediato.

 

Es decir, tu objetivo es que tu equipo y tus clientes sepan que te tomas un tiempo para contestar los correos. Al mismo tiempo, quieres dejar algunos temas ya solventados y olvidarte de ellos.

 

La solución es sencilla: respondes a los correos en el día, pero los programas para que se envíen al día siguiente, por ejemplo. Y así tú puedes dedicarte a otra cosa.

 

7. Cógete vacaciones del email.

 

El punto número 7 es un supertruco y reconozco que yo lo he utilizado en más de una ocasión.

 

Consiste en decir que te tomas unos días libres o que estás de vacaciones, aunque en realidad sí estás trabajando.

 

Imagina que estás cerrando un proyecto que es muy importante para ti, pero tienes distracciones continuas a través del email y no avanzas. Entonces te tomas unas vacaciones del email.

 

Crea una respuesta automática en tu email diciendo que vas a estar fuera durante unos días, los que tú quieras, y que no vas a mirar el correo. En esa respuesta automática incluyes también tu teléfono y avisas que es solo para urgencias.

 

Toda las personas que te escriban recibirán la respuesta automática y sabrán que no vas a estar disponible. Por tanto no tendrás la obligación de contestar y podrás concentrarte en ese proyecto que es vital para ti.

 

También puedes hacer esto cuando quieres concentrarte solo en tu negocio. Por ejemplo cuando vas a planificar el año o cuando vas a tomar decisiones importantes y necesitas tiempo para pensar y estar tranquilo.

 

Si no quieres que el correo electrónico se coma todo tu tiempo, ponte con estos trucos ya, empezando por el primero, el de anotar el número de veces que compruebas el correo.

Para ayudarte he creado este resumen que puedes imprimir y colgar en tu oficina para que tú y todo tu equipo lo veáis siempre. Haz clic aquí y te lo podrás descargar.

 

Espero escuchar tu experiencia con el email en comentarios. ¿Cómo gestionas tu correo? ¿Lo gestionas tú o te gestiona él a ti?

 

Si te ha gustado el vídeo, te animo a suscribirte al canal porque todas las semanas comparto nuevas técnicas y consejos para llevar tu empresa al éxito, además de entrevistas con expertos.

La semana que viene tengo una invitada muy especial que nos dará trucos y consejos para vender más.

 

Espero que me sigas en el próximo post. Hasta entonces ¡Muchos éxitos!