Cómo organizar un evento con éxito – Entrevista a Nadia Nemer de Woman Rocks y Marketing Rocks

Hoy entrevistamos a Nadia Nemer  que nos cuenta los beneficios que obtienen las marcas al organizar eventos y la repercusión de realizarlos sin importar el tamaño de la empresa.

 

Judit Català: Bienvenidos un día más al canal de Judit Català donde tus sueños empresariales se hacen realidad.

Hoy estamos en Palma de Mallorca con Nadia Nemer. Últimamente ya no presento yo, dejo que os presentéis porque se que es durillo y tenéis que pasar por esto. ¿Quien es Nadia Nemer?

 

Nadia Nemer: Que pregunta más difícil.

 

JC: Es la más difícil, ya empiezo…cañera.

 

NN: Me recuerda al elevator speech que tienes que describirte. Nadia Nemer es boliviana, orgullosamente boliviana de raíces libanesas y croatas, es marquetiniana, viajera y sobretodo amante de la organización de eventos.

 

JC: Y de la organización de eventos, tenemos unos eventos chulísimos que organiza Nadia, que si nunca habéis ido tenéis que ir, que es: Woman Rocks, Marketing Rocks, haya alguno más, tienes Workshops también.

 

NN: Si Workshops, pero sobretodo esos dos eventos, Marketing Rocks que es el  congreso más grande de marketing de las Islas Baleares y luego también Woman Rocks que a día de hoy se ha convertido en una gran comunidad de mujeres de habla hispana.

 

JC: ¿Mujeres empresarias  mayormente?

 

NN: Sí, mujeres emprendedoras.

 

JC: Emprendedoras, genial. Quiero preguntarte, porque  la mayoría de los que nos están viendo deben pensar bueno esto de los eventos no es para mi, porque yo soy una pequeña empresa o porque quizá no soy tan grande, esto de los eventos es para las multinacionales, seguro que tienen esos pensamientos limitantes. ¿Los Eventos los consideras marketing ?

 

NN: Sí, la verdad es que es una pregunta que me hacen muchísimo, muchos no solo pequeños empresarios sino también grandes empresarios, generalmente el concepto de eventos está relacionado más en un evento social, que es lo que conoce más la gente realmente, pero si existe una parte del marketing  que es el event marketing o marketing de eventos, que está justamente enfocada en presentar una marca o que todo el evento vaya alrededor de una marca principalmente, entonces eso es event marketing, que si es marketing de eventos.

 

JC: ¿Qué beneficios puede tener una marca al hacer un evento?

 

NN: Yo siempre he creído que la parte de experiencia y evento juntas son como una explosión .  Que una marca cree un evento tiene muchísimos beneficios, entre ellos las ventas, aunque mucha gente cree que no, tener al cliente Face to Face  (cara a cara) ayuda muchísimo a que puedas ver su reacción, que te pueda comprar directamente, que te desvirtualice.  Hoy en día, que estamos en ese mundo online tan grande, puedas tener un feedback mucho más grande y también una difusión mucho más grande que con cualquier otro tipo de marketing.

 

JC: ¿Es branding también ?

 

NN: Es branding. Son muchísimas cosas pero sobretodo es el tema de la difusión, un evento te puede ayudar a salir en muchos medios, a que mucha gente hable de ti.

 

JC: Marketing experiencial y eventos… ¿Cómo se fusionan estos dos conceptos? ¿En los eventos siempre tienen marketing experiencial o puede haber un evento que no sea marketing experiencial?

 

NN: Yo no concibo un evento sin experiencia, básicamente el marketing experiencial es una rama del marketing que se dedica a toda la parte de experiencia, que el cliente disfrute a través de todos sus sentidos, una parte del producto o  servicio que estamos ofreciendo y dentro del marketing de experiencia aparece lo que es el event marketing (marketing de eventos).

Yo personalmente no concibo un evento que no tenga experiencia ,  tiene que estar todo muy cuidado no solamente a nivel visual, hoy en día estamos en la era visual… toda la parte de vídeos, contenido, fotografías es muy importante, sino también cuidar mucho  el contenido del evento que vamos ofrecer a nivel educacional, todo lo que tengas que ofrecer si vas hacer una presentación de producto, lanzar algo o simplemente es una conferencia, un workshop o lo que sea, que el contenido también sea de valor no sólo la imagen… eso es muy importante y esto forma parte del marketing experiencial

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JC: Justamente mi siguiente pregunta iba a ir por ahí ¿Que crees que es más importante, el contenido que das o la experiencia que se llevan?

 

NN: Yo creo que todo es un pack, porque tu no puedes ofrecer algo muy bonito pero con un contenido vacío.  Esto lo relacionan a muchas empresas que por fuera son preciosas pero luego si rascas no encuentras una historia, no encuentras ese “Storytelling” tan famoso que conocemos todos los de marketing,  y entonces al final lo importante es que crees un contenido sólido, una base sólida y que luego lo adornes, que quede bonito. Entonces ambas partes son importantes pero el contenido es vital.

 

JC: Genial, y siempre  tenemos súper buenos contenidos porque tienes ponentes muy buenos en Marketing Rocks, Woman Rocks.

 

NN: Ya la he fichado para el próximo, está fichada. (Hablando de Judit)

 

JC: Eso espero. Además he de decir que Nadia es la que nos organizó Crecimiento XL y espero que siga organizando los próximos Crecimiento XL.

 

NN: Fue un evento muy chulo. Estuvo muy bien.

JC: Yo te lo tengo que agradecer porque fue todo perfecto, rodado y eso es justamente  lo que quiere una persona que organiza un evento, que organiza no me refiero a la organización que es tu labor sino que la creación de un evento, al final yo lo que quería era  tranquilidad, salir ahí y disfrutar de la gente que estaba ahí y gracias a ti fue todo rodado.

 

NN: Por ejemplo en Crecimiento XL, había un fondo educacional 100%  porque eran diferentes ponencias para que los empresarios aprendieran, pero también había una experiencia de cómo entraban al escenario, por ejemplo, por la parte de atrás, cada ponente tenía su tipo de música, como se hacía la parte del networking del coffee break, de qué manera estaban puesto el escenario, todas esas pequeñas cosas que al fin son detalles y que son muy importantes para un evento. Porque muchas veces tu crees que el cliente no se da cuenta, se fija en todos los detalles, unas personas en unas cosas y otras personas en otras cosas, entonces al final hay que cuidarlo todo. Yo digo desde el principio hasta el final.

 

JC: De hecho el final fue lo más…

 

NN: Ese final muy top.

 

JC: La gente me lo ha dicho mucho, que le ha gustado mucho.

 

NN: Estuvo muy bien. Cuando tu ves a todas las personas grabar con los móviles, para mi esto me hace saber que les hemos emocionado.

 

JC: ¿Es una buena sensación, cuando la gente graba?

 

NN: Sí, porque los ves que están hay. Yo veía el momento que hicimos todo el tema del confeti, todo el mundo sacaban los móviles y  grababan, y yo digo… disfrutar no grabéis pero bueno al final esta muy bien.

 

JC: Me lo apunto esto y apuntároslo también, cuando hacéis un evento si veis a la gente grabando con móviles es una buena señal.

 

NN: Ya no solo el tema de los móviles, que hagan muchas fotos, lo compartan también al final es muy importante que lo compartan, porque así tú vas viendo la visión de las personas en las redes sociales. Yo sobre todo en los eventos me voy fijando que hay personas que se han fijado en la comida, por ejemplo en Mallorca es muy importante esto, tiene que estar perfecta, otras personas más en la decoración del escenario, otras personas les ha  gustado más un ponente u otro.

También tienes que pensar qué tipo de evento estás haciendo un poco para todos los públicos o un público muy específico, depende un poco del tipo de evento que vayas hacer.

 

JC: Imagínate que un pequeño empresario, bueno vamos a poner una PYME, una empresa que igual factura 100.000€ o 200.000€, ¿Podrían hacer un evento? Antes hablábamos de IKEA que tu has estado haciendo marketing experiencial para ellos. ¿Eso es solo para ellos o ellos podrían montar un evento? Muchos de ellos se estarán preguntando ahora mismo igual podría hacer un evento es el momento o hay algún indicador de cuál es el momento de hacer un evento.

 

NN:  Cualquier empresa o marca personal puede montar un evento del tamaño que sea, desde un pequeño workshop, una pequeña reunión con sus clientes o con sus no clientes, hasta  eventos grandes como Crecimiento XL o presentaciones de producto.

Cualquier persona puede montar cualquier evento puede ser más caro o más barato pero lo pueden montar igualmente, hoy en día los  eventos están de moda. Yo siempre lo digo, yo lo veo en toda la gente que vende online que está montando eventos.

 

JC: Este año sobre todo ha sido  un boom enorme.

 

NN: Porque el event marketing está de moda, y al final es lo que te decía, tiene justamente ese contacto directo con el cliente que te permite ver su reacción, que te permite venderle más, que te permite generar sobretodo más interacción.

JC: Espero que esto vaya creciendo, porque en Estados Unidos es una locura, todos los empresarios van al año a más de un evento y aquí hay gente que no han  ido a un evento en su vida.

 

NN: Poco a poco, yo creo que este año en España han habido muchísimos eventos, sobretodo los emprendedores online y se están haciendo poco a poco más congresos de marketing, el tema de las comunidades  de mujeres emprendedoras en mi caso, por ejemplo,ha avanzado muchísimo también ha ido muy acompañado de un cambio social empujado y que bien la verdad, y también se están haciendo pequeñas cosas, presentaciones de producto…

Pero yo, por ejemplo, el año pasado estuve en Nueva York y aluciné, justamente fui a una formación de event marketing, y hay tiendas como Porcelanosa, no se si la conocéis pero es de temas de azulejos, encimeras y todo esto y cada día tiene un evento en la tienda, todos los días, hay una agenda, hoy  un chef va a pintar una encimera de chocolate, otro día hay otra experiencia, obviamente es Nueva York no vamos a comparar Palma Mallorca, pero yo compararía a Barcelona y Madrid a ese nivel.

 

JC: Bueno es que al final es lo que decíamos  también es Branding, es hacer que tu marca sea  más exclusiva, que la vean como una marca  que prepara cosas diferentes, que hace cosas diferentes.

 

NN: Algo que está pasando mucho ahora es que como todos compramos online, las tiendas están dejando de vender también. Muchas veces, tu vas a Zara, te mides todo y no vas y pagas, luego te lo compras en tu casa, bueno esto lo hacemos todos. Muchas veces e incluso  lo compras y lo devuelves online.

Las tiendas, al menos en Nueva York  lo que he visto a nivel tendencia, también están creando experiencia dentro de la misma tienda, tipo…la tienda KIKO Milano de maquillaje, por ejemplo, tu vas a la tienda y están los maquilladores para que puedas probar todos los productos, cada día viene un maquillador famoso distinto. Directamente en la tienda puedes comprar online, hay unas máquinas preparadas, así están generando marketing de experiencias. Event marketing dentro de la tienda y están llamando a los consumidores para que  entren en la tienda porque sino con internet es más complicado, las marcas se están enfocando por este camino.

 

JC: Lo que comentas también puede ser para empresas que vendan un producto, porque tendemos a pensar en congresos que cumplan un servicio educacional, pero también cualquier persona que nos está viendo que tenga una tienda donde venda producto puede hacer un marketing de experiencia.

 

NN: Por ejemplo aquí en Mallorca trabajo con una tienda de productos gourmet. Tiene diferentes productos de varias marcas de España y hacemos varios eventos al año. Entre esos tenemos un calendario mensual donde traemos un chef bastante conocido de baleares y ahí cocina algo especial con los productos de la tienda. La gente viene a los talleres, se da conocer la tienda a la gente y luego hacemos presentaciones de varios productos de la tienda a diferentes grupos, por ejemplo un grupo de empresarios, hombres que les gusta la carne, hacemos como una degustación… Siempre se pueden crear cosas nuevas para llamar la atención de los clientes y vender más, eso está clarísimo, y los eventos son la clave. Eventos de productos, nuevos servicios… Ahora mismo así por ideas, damos muchísimas.

 

JC: Muchos de ellos se estarán preguntando, cuánto cuesta hacer un evento?

 

NN: Siempre creo que… Lo voy a contar aquí, el primer evento que hice por mi cuenta, un evento propio de marca “marketing rocks”, tiré de contactos y colaboradores y me costó 500€, muy barato.

 

JC: Lo que no pagas con dinero lo pagas con horas.

 

NN: Bueno si tuviera que decir las horas que he echado, no hay valor, pero a nivel de coste me costó 500€. Hay muchas maneras de colaborar, no solamente hay que pensar en “voy a hacer un evento y me va a costar 5000€, 10000€…” sino pensar “por ahí voy a dejar ese dinero pero es una inversión a nivel publicitario” te puede generar muchísima más conversión que pagar una página en un periódico o en una revista. Y puedes colaborar con marcas, si eres por ejemplo esta tienda de productos gourmet, llamar a la marca, una vinoteca que te traiga el vino y reducir los costes. Dependiendo del tipo de evento que vayas a hacer hay unos precios u otros pero siempre se pueden crear sinergias.

 

JC: ¿Las marcas están dispuestas a poner dinero o productos para eventos?

 

NN: Si depende también el tipo de evento que vayas a hacer, creo que esto viene de la conceptualización del evento, cuando tu diseñas tu evento, por ejemplo Crecimiento XL, un evento más de formación y tal, tienes que pensar a qué marcas les interesa esta tipo de público, a coca-cola al igual no, pero a alguien que vende aplicaciones móviles sí que le interesa porque el público es infoproductor o le interesa de alguna manera, y si que puedes hacerte una lista de posibles colaboradores y patrocinadores. Hoy en día todo el mundo está abierto a las colaboraciones y hay que probarlo, total el no ya lo tienes. Esto es muy importante. Y para el tema de patrocinios que me lo preguntan mucho, hay que trabajar con bastante tiempo. Sobretodo, las empresas cierran sus presupuestos de marketing entre octubre y diciembre, tenéis que mandarles entre octubre y diciembre, porque sino dicen “ya he cerrado el presupuesto, no puedo darte dinero”.  

 

JC: Esto me lo apunto, que cuando contactamos con Nadia nos dijo “¿pero cómo me vienes a un mes del evento?”.

 

NN: Todo un reto, la verdad es que si. Los patrocinadores siempre tienen guardado un poco para algunas acciones. Pero si vas a ir con patrocinios muy grandes, estoy hablando de más de 5000 € de patrocinio, tienes que ir entre octubre y diciembre. Antes de las navidades por supuesto. Entonces de ahí puedes pedir lo que tu creas.

 

JC: Preparar ya los futuros que vayas a hacer durante el siguiente año…

 

NN: Sí, y pensar qué marca te interesa y en octubre preparar el presupuesto. Cómo digo, siempre guardan un poco de dinero, pero para patrocinios de más de 5000€ es importante hacerlo así.

 

JC: Como hacen los patrocinios, te lo pagan post-evento

 

NN: No, esto muy mal, lo que tienes que hacer es, bueno lo que suelo hacer yo es: hablo con el patrocinador, se firma un contrato, por supuesto, y después de la firma del contrato a los 10 días deben hacer el ingreso del patrocinio.  

 

JC: Así tu ya tienes el dinero para poderlo invertir, claro.

 

NN: A ver hay empresas que no tienen esa filosofía, pero generalmente con las que yo he trabajado funciona perfectamente así. Qué pasa, si hay alguna empresa que te dice después, pues puede haber problemas, porque por ahí alguna vez la empresa te dice que no has cumplido y tu lo has hecho bien, y pueden hacerse los locos. Yo siempre digo que te cubras con un contrato y que si puede ser, pidas que después de los diez días de la firma del contrato se te haga el patrocinio. Lo mismo con el tema de organización de eventos. A mí, por ejemplo, los hoteles, o cuando voy a contratar salas siempre me piden que 5 días hábiles antes del evento ya esté absolutamente todo pagado. Al final funciona un poco así.

 

JC: Ya tenemos los patrocinios, y sabemos un poco de qué va el mundo de las experiencias de los eventos. Ahora vamos a la parte de organización. Tú siempre dices: ‘’Yo soy muy alemana en esto’’. Siempre sale bien porque miras que todo esté a tiempo. Y te queria preguntar: ¿Cuáles son las claves para hacer un evento perfecto? Pero le voy a dar la vuelta y te voy a preguntar: ¿Cuáles serían las claves para hacer un evento desastroso? ¿Qué es lo que podría salir mal, lo que sabes que es en lo que fallaría todo el mundo si quieren organizar, por ejemplo, ellos mismos un evento?

 

NN: Depende del evento. Vamos a hablar como si fuera un evento genérico. Primero, la venta de entradas. Si vais a hacer un evento que tenga venta de entradas, dependiendo de donde lo vayáis a hacer, hay que sacarlo con un tiempo de antelación.

 

JC: En esto nosotros fallamos en Crecimiento XL, lo hicimos muy justo.

 

NN: Por ejemplo, si vosotros estáis en Barcelona y vais a hacer un evento en Madrid, un mes y medio o dos de antelación está bien, y tenéis que darle mucha caña a través de las redes sociales. Y luego si tenéis otros canales de comunicación, también. Es muy importante afiliarse con un medio de comunicación, que sea tu socio. Porque un medio de comunicación tiene mucha fuerza, y si te unes a uno te puede ayudar mucho. Puede ser una radio, un periódico, una revista… algo especializado en el sector en el que estás haciendo el evento. Después, el tema de la sala. Hay que reservar la sala con mucha antelación, sobretodo en ciudades grandes, porque no siempre hay disponibilidad y los precios son una locura. Entonces, hay que buscar con bastante tiempo la sala e ir a visitar los espacios… Puedes hacerte una base de datos de espacios y sitios que te gustan donde puedes realizar tu evento. Si fuese un evento con ponentes, es muy importante perseguirlos mucho.

 

JC: Es complicado. La verdad es que hay algunos ponentes que te lo entregan todo antes, otros que no… Yo soy la primera que, yo como ponente para mi propio evento, lo acabé muy justo, porque todos íbamos muy liados.

 

NN : Con el tema de las presentaciones hay que tener mucho cuidado, porque tienen que estar todas bien. Algunos ponentes ponen muchos vídeos, fotos y grabaciones. Yo siempre digo: ‘’como más sencilla sea la presentación, mejor’’. No simple: sencilla. Hay que pedirles presentaciones sencillas, que no tengan muchas diapositivas y luego no se lean. Que todas que estén en un formato bastante normal, o que si tienen Mac, que te las den en Powerpoint y en Keynote para tener las dos versiones. Y hacer la prueba siempre el día antes con el equipo técnico, para ver que no falla nada, que todas las presentaciones van bien, y que a último momento, que no vas a estar corriendo por la presentación de alguien.

 

JC: Imagínate parar un evento porque no hay presentación. Es un fastidio.

 

NN: Sí. Otra cosa que puede fallar es el tema de la comida. Tengo que reconocer que me ha fallado muchas veces, porque al hacer eventos en toda España, no siempre trabajo con el mismo proveedor. Hay que hacer un ‘’tasting’’ de la comida antes. Es muy importante porque en España nos encanta comer, y lo criticamos mucho si no es perfecto.

 

JC: Al final es una tontería, por qué la gente no va a comer, va al evento. Pero por una tontería así, la reputación del evento se te puede ir.

 

NN: Yo he escuchado comentarios en eventos míos también, y al final uno tiene que asumir el error, e ir mejorando. Hay que recordar que la gente está pagando un dinero, y al final en ese dinero entra todo, si vas a tener comida, decoración, contenido…

 

JC: ¿Le pasáis un test luego a los asistentes para saber si les ha gustado?

 

NN: Sí. Yo pongo en una base de datos el feedback, pero también te lo comentan en el mismo evento. ¡Y no se callan! Si no les ha gustado un ponente lo dicen. Para mi es muy importante y mucha gente no lo piensa haber visto ponencias de tus ponentes ¿Qué significa? que si tu vas a contratar a alguien o vas a llamar a alguien para tu evento, que sepas cómo habla. Porque muchas veces hay gente que deja mucho que desear.

 

JC: O es muy experto, o mejor no.

 

NN: Si, y dices ¿Pero a quien he llamado? Para aquellos que queráis ser ponentes algún día es muy importante que os grabéis, que subáis vídeos en vuestros canales de Youtube para que los que organizamos eventos podamos ver un poco la calidad del ponente. Por otro lado también es muy importante firmar contratos con todo el mundo. Yo en esto soy bastante rigurosa. Es muy importante que los ponentes te ayuden a dar difusión del evento. Entonces, tú en el contrato, les indicas la forma como deben hacerlo. Es importante trabajar de esta manera. Y luego disfrutar y pasarlo bien. Yo siempre digo que el organizador no esté serio. Mi pareja siempre me dice que yo estoy muy seria, porque estoy controlando todo, y hay que relajarse un poco. Creo que estas son las cosas que pueden salir peor, a nivel de evento.

 

JC: Así viendo los puntos, he notado lo que nosotros estábamos haciendo mal y lo que nos corregiste a tiempo, para que saliese un evento muy chulo.

 

NN: Hay que cuidar todo un poco.

 

JC: El próximo espero que sea mejor. La cuestión es que yo pensaba: evidentemente, seguro que hay eventos mejores en el mundo. Pero para mi fue tan especial, tan bonito, había tanta conexión con el público, porque al final es gente que me sigue desde hace mucho tiempo. A veces pienso ¿Podré lograr eso otra vez? Es complicado superarse cuando dejas un listón alto.

 

NN: Yo creo que cada evento tiene su esencia. Yo que he ido haciendo varias ediciones, por ejemplo  de ‘’Marketing rocks’’ o de ‘’Women rocks’’, o eventos de clientes, la verdad es que cada edición tiene su algo, o un ponente que sorprende más, otro que menos… A mi a veces hay gente que me dice en los eventos: ‘’Oye Nadia, esta edición me ha encantado’’. Y me parece extraño, entonces contesto ‘’¿Y la otra no?’’ Pero me dicen: ‘’Sí, pero esta ha sido como si yo estuviera más relajado…‘’ Depende un poco. También los espacios cambian mucho. Yo siempre voy cambiando de espacios para los eventos. El espacio hace algo muy especial. Por ejemplo, hoy estamos en un espacio donde hemos hecho dos de los eventos, y la verdad es que es súper bonito. Así que depende mucho el ambiente, hace que le des una esencia al evento final.

 

JC: ¿Cuanto se suele pagar por un espacio? No digas lo que ha costado este de aquí, pero…. Por ejemplo, cuando nosotros miramos muchos espacios para Crecimiento XL, me dijiste: ‘’Judit, eso es una burrada, no pagues eso’’, porque era mucho dinero. Estábamos hablando de mucho dinero. Y tú nos conseguiste un sitio que estaba perfecto y muchísimo mejor de precio.

 

NN: Dependiendo del espacio, pero para eventos de entre unas 150 – 300 personas mas o menos, las salas cuestan unos 4.000€ o 3.500€ el día. Dependiendo del sitio, hay veces que te dejan montar el día antes y no te cobran nada y hay veces que te cobran el día también. Depende un poco. En Madrid y Barcelona los precios son mucho más elevados que en otros sitios de España. Y es normal, hay mucha más demanda de  eventos. Independientemente de esto, creo que es muy importante encontrar un espacio que te guste en el que te sientes cómodo para hacer tu evento, que de alguna manera se identifique con la marca. Yo siempre digo: ‘’Yo lo hago en hoteles por facilidad’’, pero muchas veces lo puedes hacer hasta en naves industriales. Yo he montado presentaciones de productos en naves industriales con hierros. Queríamos que tuvieran ese rollo ‘’industrial’’ porque la marca era de ese estilo. Entonces, fueron una passada. El espacio, también te ayuda mucho y el tema del precio es algo que no se puede evitar, a menos que haya un patrocinador. Es lo que hay.

 

JC: ¿Y la decoración? Porque claro, no es lo mismo un espacio vacío sin nada que ponerle de decoración. ¿Cómo lo gestionas tú?¿Has ido variando durante el tiempo? Porque ahora decías, ‘’un sitio industrial, porque la marca lo requería’’. Supongo que es algo que va muy ligado al espíritu de la marca y a lo que representa esa marca.

 

NN: Yo cuando hago el diseño de un evento siempre cojo un folio de tamaño A3, y pienso el evento que voy a hacer, el público y el ‘’look and feel’’ que le quiero dar. He trabajado muchísimos años en interiorismo y decoración, en temas de marketing, pero creo que se me ha quedado ese ‘’algo’’, y me gusta mucho diseñar el look and feel. Sí quiero, por ejemplo en este caso, la marca era ‘’Bang Olufsen’’ es una marca Danesa de audio y vídeo muy conocida y tiene ese rollo industrial, pero muy perfecto. Entonces, cojimos una nave industrial muy chula en un polígono. La despejamos un poco, pero dejamos las cosas industriales, incluso el típico calendario que tienen las naves, el calendario en bikini. Tenía una decoradora que me ayudó con las cosas más perfectas, y también pusimos el producto de manera que quedó muy bonito, era una presentación de la gama nueva de productos de “Bang Olufsen”. Eso toda la parte de “look and feel”. Incluso toda la comida estaba pensada para el evento porque el chef, de Mallorca, que tiene una estrella michelin, preparó todos los productos inspirándose en los metales, todo brillaba, era una pasada. Al final hicimos unos cócteles dónde entraban los cocteleros vestidos de obreros y cortaban el hielo con una sierra eléctrica. El espacio vestía mucho. Incluso había unos grafitis fuera de la nave que iluminamos… Esta muy bien, todo eso crea esa magia, no es lo mismo un evento de formación que este otro tipo de eventos.

 

JC: Esta marca en concreto, ¿te dan un presupuesto? o tu como organizadora les dices lo que va a costar. Porque claro, esas luces, el chef… todo va subiendo el precio, contra más bonito y más detalle más caro. Yo ahora mismo estoy pensando en mi evento y me encantaría, pero no me saldrían las cuentas.

 

NN:  Bueno ‘’Bang Olufsen’’ en este caso nos pidió un presupuesto abierto, pero sí que hay marcas que vienen y te dicen, tenemos tanto y queremos hacer esto. Entonces tu eres realista como organizador y dices “yo puedo conseguir esto”, si quieres más es un plus. Obviamente mola más hacer eventos con presupuestos grandes, te puedes lucir. Pero también puedes hacer eventos muy bonitos y bien cuidados con presupuestos pequeños, es cuestión de imaginación, no solamente gastarse el dinero.

 

JC: Bueno al final la decoración de ese lugar ya estaba porque ¿era parte del lugar no? Al final eso no costaba dinero.

 

NN: Claro, era más pintar. Mira por ejemplo, nos fuimos al polígono a las 18 de la tarde, porque a esa hora suelen tirar los palés. Nos fuimos a cogerlos todos y los pintamos con aerosol para la marca y el logotipo. Eso nos costó nada. Pero nosotros queríamos palés y fuimos a las 18 a recogerlo todo. Entonces se trata de imaginación e iniciativa, de donde puedes conseguir las cosas y que te cuesten menos.

 

JC: En ese proceso creativo tu dices que coges un DIN A3, todo el mundo lo hace igual? O qué recomendarías a alguien que quiere organizar un evento? Como se puede empezar a imaginar un evento? Qué herramientas hay?

 

NN: Creo que es muy importante el folio y el lápiz, creo mucho en esto.

 

JC: Dibujas o escribes?

 

NN: Primero pienso, por ejemplo, vamos a hacer este evento de “Bang Olufsen”, me fijo mucho en la esencia de la marca, al ser de marketing su historia sobretodo. Y en base de eso y lo que quieren presentar, en este caso la colección nueva, busco un espacio. El espacio inspira mucho, cuando tu vas a un sitio y ves el espacio te imaginas las cosas que puedes hacer. En mi caso es así. Entonces busque la nave industrial, la miré y pensé que podríamos dividirla en dos. En el folio escribo todo lo que quiero hacer, luego pienso que chef me gustaría y me siento con él. En este caso el chef era muy creativo y de él salieron muchas ideas, esto también es muy importante. También de los cocteleros, y juntos creamos un poco todo. Una vez están todas esas ideas en el papel, dibujo el espacio y hago un mapa.

 

JC: ¿Dibujas bien?

 

NN: Más o menos.

 

JC: Porque si yo tengo que dibujar un espacio… Lo único que te puedo dibujar es un hombre que es una redondita y un palo.

 

NN: Bueno pero dibujar un espacio no es tan complicado. Suelo dibujar en el folio todo lo que vamos a hacer en el evento, donde se van a poner las barras, los camareros, donde se va a sentar la gente, como va a ser el escenario. Y ya con esa idea clara de todo lo que quiero ya hago el presupuesto.

 

JC: ¿Te ha pasado alguna vez que hayas dibujado algo que te habías imaginado de una forma y que luego no haya quedado como esperabas? Porque a veces soy una flipada, me encanta imaginarme cosas, pero luego en la realidad no queda igual.

 

NN: Con los años he ido aprendiendo esto.

 

JC: Cuando te conocí fue como quiero esto, eso y aquello.

 

NN: Me acuerdo, pero ese no era el espacio para hacerlo. No os vamos a contar nada porque en el próximo crecimiento lo haremos.

 

JC: Imaginas cosas que igual luego no se pueden hacer, por eso miras primero el espacio.

 

NN: Claro, lo veo y veo las posibilidades del espacio, si es muy alto se pueden poner cañones, como fue el caso de crecimiento XL, hay otras cosas que no se pueden hacer. El espacio es la inspiración. Yo no puedo hacer un evento si no veo el sitio, necesito saber que iluminación hay, si necesitas más o menos luz, que tipo de tarima vas a poner, que tipo de experiencia puedes ofrecer. Todo eso es muy importante. Veo el espacio y hago el diseño, ya con mis ideas por supuesto. Si luego veo que el espacio y las ideas no ligan, pues veo que otra cosa puede hacerlo.

 

JC: Creo que te hemos preguntado un montón, y se habrán hecho la idea de si les gustaría hacer un evento, seguro que sí. Pero danos un último consejo, algo que les dirías, “si quieres hacer un evento este es el consejo que te doy después de haber hecho un montón de eventos muy variados”.

 

NN: Creo que el mayor consejo que puedo dar, y el que a nivel personal el que más me ha servido es hacer un excel con tus numeros. Quizás no es el consejo que esperabas, pero es necesario hacer un excel con todo lo que vas a gastar, es decir absolutamente todo, la comunicación si vas a usar facebook ads, el espacio, los ponentes, todos los gastos, y luego en caso que vendan entradas, porque si es un caso de branding no aplica, pero si vas a vender entradas para un evento, me imagino que muchos de vosotros queréis hacer este tipo de eventos, es importante que hagáis también una previsión de la venda de entradas real. No puedes decir “voy a vender 400 entradas” y luego vender 200.

 

JC: Yo pensé que era mucho más fácil, pensé que iba a vender mil rápidamente…

 

NN: No es tan fácil. Se debe hacer una previsión real diciendo “yo quiero 400 pero venderé la mitad”, porque generalmente suele ser así. De esta manera ya puedes ver todo y ya piensas en si necesitaras patrocinadores. Creo es la base fundamental cuando vas a organizar un evento sobretodo de ventas. Los números mandan. Por eso soy muy alemana también, me fijo que todo esté bien y que luego no te vayas a llevar sorpresas en el bolsillo. Y luego que disfrutéis, para mi organizar un evento para vuestra marca es lo más especial y lo más bonito, porque tener ahí gente que te sigue y a la que le gusta lo que haces es genial.

 

JC: Es súper agradecido, este fue el segundo evento, porque ya habíamos hecho otro en Barcelona, y tener ahí a la gente me hizo estar en una nube.

 

NN: Encima era tu cumple.

 

JC: Claro estaba en una nube de felicidad. Tuve incluso un bajón luego. Tenía tantas endorfinas, oxitocina, todas las hormonas de la felicidad tan a tope estos días… Casi no dormía pero me daba igual. Estaba muy feliz. También les doy ese consejo, que disfruten. Quería añadir otro consejo: Si pueden, que confíen en alguien, en Nadia o quien sea para que se lo organice. Zapatero a sus zapatos. Eso te va a quitar mucho foco de lo importante, que es tu negocio. Haz una ponencia muy buena, prepara buen contenido. Tienes una parte de responsabilidad en ese evento. Pero deja la organización para otra persona. Es mucho trabajo, no merece la pena

 

NN: A veces es un trabajo que la gente no se da cuenta de lo que supone hasta que le toca organizarlo. Yo siempre pienso que quizás si es algo pequeño lo puedes hacer tu, pero si es algo grande o medianamente grande, si que aconsejo que busquéis a alguien en que tengáis confianza y organice el evento, o me podeis contratar a mi. Hay muchos detalles que no conoceis porque no sois expertos en el área y es importante confiar en alguien que lo vaya a hacer bien.

 

JC: Todos esos optimistas como yo, siempre piensan que todo va a salir bien. Me acuerdo que el primer evento donde aún no te habíamos contratado, era un evento pequeño, 70 personas o 75. Fuimos 2 horas antes a la sala a preparar las sillas, teníamos que poner papeles, unos lazos para una actividad que haríamos luego… Todo esto pensábamos que lo haríamos en 2 horas… Estaba la gente esperando, no habíamos podido acabar y eramos 3 personas. Esto no tiene sentido. Al principio cuando no tienes recursos, uno se apaña como sea, pero en cuanto tengas recursos intenta delegarlo. Ya sabéis que siempre os doy el mismo consejo todo lo que puedas delegar delégalo y concéntrate en lo importante que es tu negocio o en este caso dar buen contenido en el evento.

 

NN: Totalmente de acuerdo. Y nada, haced muchos eventos, que eso está de moda y seguro que vuestros clientes asistirán

 

JC: Yo quiero que la gente haga más eventos, porque eso mueve el sector, igual la gente piensa que yo digo “no, que no hagan eventos de negocios, que así CrecimientoXL puede seguir creciendo” esque yo quiero que se abra el sector, que se hagan más eventos, es genial esto.

 

NN: A mi me gusta mucho, viajo mucho por eventos no solo de marketing y no solo por España sino también fuera. Cada año voy a Nueva York para ver las tendencias y las cosas que se están haciendo. Y pienso que se pueden seguir haciendo cosas, siempre hay una manera de innovar, no de copiar, siempre. Creo que está bien que se hagan más cosas. Es lo mismo que con las comunidades de mujeres, estoy feliz de que hayan más comunidades y de que salgan más. Porque es la única manera de que las ideas se muevan.

 

JC: Oye Nadia pues un placer de tenerte con nosotros en el canal, seguro que habrán aprendido un montón. Y si quieren verte en acción pueden venir a Crecimiento XL, el próximo, que será en Septiembre, están las fechas en la web.

 

NN: Me acabo de enterar…

 

JC: Luego hablamos…

 

NN: Pues nada, muchísimas gracias por la invitación a tu canal, espero que hayáis

aprendido, que os sirva y cualquier cosa ya sabéis…

 

JC: Nos vemos la próxima semana con un vídeo muy interesante que no os podéis perder.

Hasta luego.

 

NN: Adiós.