Cómo administrar el dinero de tu negocio

Cuando tienes una empresa, sobre todo si eres autónomo o estás empezando tu negocio, hay veces que vives en una montaña rusa.

Un día ves que has cobrado esa factura que tenías pendiente y te dan ganas de bajar al bar de la esquina a decir “esta ronda la pago yo”, ponerte a comprar ropa en plan Pretty Woman y volverte loco gastando.

Pero ¡ay! dos días después tienes que pagar los impuestos y rozas los números rojos. ¡Y estás por ponerte a pedir en la calle! 

Ahí es cuando te da la crisis existencial. ¿Este negocio va a alguna parte? ¿Pero es que nunca conseguiré estabilizar ingresos? Pues claro que sí, porque esto no son altibajos: es el ciclo de vida normal de la empresa y tienes que empezar a gestionarlo. 

Por eso, vamos a ver técnicas y trucos para quitarte esa fuente de estrés. Es importante que sepas realmente cuánto dinero tienes y qué hacer con él en cada momento. Sin eso, te aseguro que tu negocio no va a ninguna parte. 

Hoy hablamos de cómo administrar bien el dinero de tu negocio. 

 

Tú creaste tu empresa para ganar dinero, pero a la hora de la verdad gestionarlo es un poco “coñazo”. Las tareas administrativas te aburren, las procrastinas o como mucho las derivas a una gestoría que te presenta los papeles cada tres meses. Mientras, tú vas haciendo, la empresa sigue tirando, pero terminas sin saber muy bien cuánto dinero manejas, ni cómo. 

No creas que estoy exagerando. Te sorprendería saber la cantidad de emprendedores que he conocido, y algunos ya de cierto nivel, que no saben responder a preguntas básicas cómo ¿cuánto gana tu empresa al año? ¿cuáles son tus objetivos a medio plazo? ¿cuál va a ser tu próxima inversión?

Eso es poner las bases para el desastre, y lo cierto es que siguiendo estas recomendaciones básicas es relativamente fácil de arreglar. Así que toma nota. 

Consejos para administrar el dinero de tu negocio:

Empieza ya

Mucha gente no administra su dinero porque cree que no gana lo suficiente. Mejor esperar a tener más, y entonces sí ya, buscar un asesor, montar un plan financiero y lo que haga falta. 

A ver, vale que no eres Amancio Ortega, pero dinero, tienes. El que sea, da igual que no tengas millones en la cuenta. 

Pensar que no es suficiente es un pensamiento limitante que debes empezar a eliminar.

Es mucho mejor empezar ahora a gestionar tu patrimonio, aunque sea poco, porque así vas a aprender a tomar decisiones sin correr grandes riesgos. 

La gente siempre dice, “oh, es que si yo tuviera dinero invertiría en tal, o tendría una startup súper guapa…” cuando la verdad es que si te llega un dinero de golpe y no estás preparado para manejarlo, puede ser un desastre. 

 

Yo hace 10 años siempre estaba buscando dinero para invertirlo en mi empresa. Y ahora, con todo lo que sé, estoy convencida de que si en aquel entonces me hubieran dado un millón de euros que es lo que facturó nuestra empresa en 2018, lo habría perdido. Porque no estaba preparada. No habría sabido invertir bien ese dinero porque necesitaba la experiencia de años y de haber gestionado menos e ir aprendiendo progresivamente.

Guarda dinero para imprevistos

Esto es fundamental, y muy muy poca gente lo hace, pero hay determinadas cosas que tienes que tener cubiertas: 

• Despidos. Si tienes empleados tienes que tener eso contemplado, por si acaso. Mejor que no tengas que despedir a nadie, pero nunca se sabe.
• Impuestos. Esto es básico, y a mí me sorprende que hay empresarios que no lo contemplan. Y luego en el trimestre se lleva las manos a la cabeza porque tiene que hacer malabares para pagar el IVA. ¡Pero si no es ninguna sorpresa, sabes que tienes que contar con ello!
• Sanciones, porque como te mire Hacienda seguro que algo te va a tocar, aunque sea una sanción administrativa pequeña. Es así de triste, pero puede pasar y tienes que tenerlo controlado. 
• Bajada de facturación, porque de repente se te cae un cliente gordo y necesitas reorganizarte, o porque tu trabajo va por temporadas, y hay picos y valles…

En fin, imprevistos en general. Que como ves, en realidad no son imprevistos. Son cosas que seguro, o casi seguro, que van a pasar en algún momento, simplemente no sabes cuándo. Pues hay que estar preparados para cuando pasen.  

No confundas facturación con beneficios

Esto parece una tontería, pero hay que decirlo: lo que tienes en el banco no es lo que has ganado. Porque de ahí tienes que restar cosas: pagar impuestos, cubrir los gastos que te genera tu producto o servicio, pagar nóminas si las tienes… 

Diferencia muy bien entre el dinero que hay en el banco y el que tienes de verdad disponible, que luego vienen los problemas cuando haya que pagar las facturas. 

Para que esos pagos recurrentes no te pillen por sorpresa y para diferenciar entre facturación y beneficios.

Ten un plan

Calcula los ingresos y gastos que vas a tener en los próximos meses, a corto, medio y largo plazo. 

No te líes demasiado, con un excel te vale. Y a medida que van pasando los meses compara esa previsión con la realidad. 

Que tengas un plan no quiere decir que estés atado de pies y manos. Lo puedes ir actualizando según tus objetivos y según vaya la facturación, pero sí te va a servir para saber:

• uno, si tus previsiones son realistas, te has quedado corto o te has pasado de optimista. Así vas haciendo también que tu idea aterrice y cada vez habrá menos salto entre lo que tú tienes en la cabeza y lo que luego pasa de verdad. 

• Y dos, para tener muy controlados ingresos y gastos con una visión general. Necesitas controlar los pagos recurrentes, esos que vienen cada mes o cada trimestre: nóminas, proveedores, compras previstas, impuestos… Y también, si tienes un crédito, saber en qué momento estás y cuánto te queda por pagar. 

Cíñete a tu planificación, y evitarás gastos imprevistos y compras impulsivas. Salvo que sea algo de extrema necesidad, claro. 

Durante muchos años y sobretodo cuando mi economía iba más apretada, siempre llevaba al día un documento de excel que me servía de cashflow. Así sabía siempre exactamente qué dinero iba a tener disponible en el banco y nunca tener sorpresas. Si quieres puedes descargarte ese excel aquí. Ya verás que te irá muy bien para controlar tu tesorería.

Cuando hagas esa hojita hay una cosa más que tienes que tener muy en cuenta: 

No mezcles el dinero personal con el de empresa

Una de las primeras cosas que deberías hacer es abrir una cuenta personal y derivar un dinero a ella todos los meses. Es decir, ponerte un sueldo. Con cuentas separadas y tarjetas distintas. 

Porque si no, ya sabemos lo que pasa: que si tengo que pagar tal cosa, que si hay que arreglar esto en casa, que si necesito un extra para las vacaciones… 

Cíñete a tu sueldo y si de verdad necesitas más dinero, hazte un préstamo. Pero devuelve el dinero a la empresa, tal y como lo devolverías si te lo prestasen en otro sitio. 

Esto cuando puedas, claro, que ya sé que al principio nombrar el sueldo es como si te hablaran en chino. Pero en cuanto tengas un mínimo de estabilidad, tu sueldo es fundamental. Así te permitirá hacer vida a ti, y que tu empresa siga su propio camino sin interferencias. 

Invierte

No me canso de decirlo: no se puede generar el dinero de la nada. 

Solo se genera dinero con más dinero… o con tiempo, que al final también es dinero. 

No invertir es la forma más sencilla de quedarse por el camino, porque en el mejor de los casos tu empresa seguirá en stand by, pero no crecerá. 

Así que empieza a reducir gastos y a conseguir dinero para invertirlo en lo que tu empresa necesita para crecer. Para eso necesitas establecer prioridades y objetivos, claro, pero no entramos ahí ahora, que no quiero tenerte tres horas con este vídeo. Ya sabes que si te suscribes a mi canal de YouTube aquí abajo tienes un montón de contenido para hacer crecer tu empresa, muchas pistas de por dónde tirar según el momento en el que estés. 

Ten varias cuentas bancarias

Separa la cuenta de uso diario de las demás, y a parte de tu cuenta personal y la de empresa ten una cuenta para impuestos, otra para imprevistos y otra para lo que yo llamo el fuck you money.

¿Qué es el fuck you money?

Pues ahí tengo un dinero con el que sé, si ahora me fuese todo mal y tuviera que empezar de cero, que puedo aguantar un año al nivel de gastos en el que estoy ahora. Lo suyo serían dos años, pero bueno. Calcula qué cantidad necesitarías para vivir, y empieza a meter dinero ahí, porque eso te da una tranquilidad enorme, te lo aseguro. Para que lo entiendas “Fuck you money” significa “vete a la mierda dinero” es una forma de decirle no voy a pasarlo mal por ti!

Y ahora quizá estés pensando… Judit a penas llego a final de mes como para meter dinero en una cuenta… bueno, yo no siempre he estado en la situación en la que estoy ahora pero a la que pude empecé a ahorrar en ese fuck you money poniendo al principio poquito y a la que pude pues fui incrementando, pero aunque solo pongas 20 euros o 20 dólares al mes eso hace que su mentalidad vaya cambiando y que cojas el hábito de apartar dinero y no gastar todo lo que tienes. Así que te invito a que lo pruebes.

Y ojo con un error muy común, la cuenta del fuck you  money no es la de imprevistos. Esta no se toca salvo emergencia grave, o apocalipsis zombi. La de imprevistos, en cambio, es para cosas que sabes que van a venir. Es como si compras una casa, pues sabes que necesitas un dinero porque se te va a romper la lavadora en algún momento, hay que hacer pequeñas reparaciones, pagarle a un electricista… Eso va a pasar sí o sí, y puedes tenerlo previsto. 

Nos quedaría hablar del por qué tener una cuenta para impuestos… porque si no llevas bien tu cashflow como ya hemos dicho a veces confundes el dinero que tienes en el banco con lo que has ganado, para que eso no pase cuando cobres de los clientes separa el dinero que es para pagar los impuestos en otra cuenta y de este modo será más fácil controlar lo que tienes y lo que no.

Hasta aquí el post de hoy, ¿qué te ha parecido? ¿Estás haciendo ya alguna de las cosas que recomiendo, tienes algún otro método que te funciona? Cuéntamelo en comentarios, que te leo. 

Hoy hemos hablado de cómo no perder el dinero, y la semana que viene hablaremos de cómo no perder el tiempo. Te voy a contar cómo ser disciplinado y dejar de procrastinar, y te aseguro que ahí hay mucho que decir. 

 

Muchos éxitos.