Cómo automatizar tu negocio con un embudo de ventas

Judit Català: Bienvenidos una semana más hoy vamos a hablar de automatización de negocios. Ya sabéis que es un tema del que os hablo mucho y tengo varios vídeos en mi canal de YouTube al respecto, así que te invito a que te suscribas aquí. Ah, y activa la campanita de notificaciones que así te avisa cuando haya un vídeo nuevo. Ahora sí, creo que es muy importante para la escalabilidad de nuestros negocios y, como no podía ser de otra manera, tenía que invitar a Geni Ramos para que nos hable de este tema, ya que es la más experta en automatización de negocios. Muchas gracias, Geni, por estar aquí.

Geni Ramos: Muchas gracias Judit, como siempre, por invitarme.

JC: Empezamos por el principio. Cuéntanos: ¿Quién es Geni Ramos? Y ¿Cómo llegas a ser experta en automatizaciones?

GR: Muy buena pregunta. Yo soy publicista de formación. Al terminar mi carrera me fui dos meses a Inglaterra y al final se acabaron convirtiendo en dos años. Allí descubrí el marketing digital. Empecé a trabajar primero en una empresa de eventos, después en una agencia de marketing y me di cuenta de que las herramientas digitales te permiten hacer muchas cosas. Hoy en día hay muchas gratuitas que ayudan a vender más, sistematizar tareas diarias y demás. Me volví un poco friki de eso y vi la gran oportunidad que había encima de la mesa usando eso en tu favor.

A partir de ahí, cuando ya no podía esperar más para volver a casa, porque echaba de menos a mi familia y amigos, fue como un golpe de realidad al darme cuenta de que debía montarlo por mí misma y hacerlo apalancándome en algo que me encanta: las herramientas digitales y la automatización. En ese momento trabajaba como partner de una herramienta que se llama Infusionsoft y de ahí he entrado al mercado hispano y ayudado a un montón de emprendedores a automatizar y hacer que esas herramientas digitales te ayuden a ahorrar tiempo y a ganar más en el día a día.

JC: Geni y yo nos conocimos en Estados Unidos…

GR: Fue muy random, porque yo te vi en una conferencia de casualidad y ahí nos conocimos.

JC: A mí me hace mucha ilusión cuando veo gente fuera. Yo en ese momento venía de Nashville, del evento de Russell Brunson, y ahí había coincidido con Tino Fernández, con Roberto Gamboa, con mucha gente y a mí me encanta porque es como un grupito así de españoles por las conferencias de marketing del mundo. Pero a ti ya te conocía de antes y sabía quién eras.

Nosotras empezamos hablando del tema de las automatizaciones. Es parte de nuestro negocio, ya que cada día tenemos que automatizar procesos y mejorarlos. En ese momento en la empresa usábamos GetResponse, una herramienta justita.

GR: Bueno, aquí cada uno usa la herramienta que quiere. Yo siempre digo: si te funciona y te va bien, no la cambies. Ahora, si ves que te falta algo ya puedes ir un pasito más adelante.

JC: Así que yo te conocí como la súper experta en automatizaciones.

GR: Tengo los mejores clientes del mundo, la verdad, que me hacen las mejores cartas de presentación.

JC: Pero eso ya es buena señal, ya que no resulta nada fácil encontrar clientes que hablen bien de ti. Eso es porque lo haces bien. Vale, volviendo al tema de las automatizaciones, mucha gente que no esté familiarizada con ello podrá decir que suena bien, ya que está relacionado con acortar y reducir procesos y tiempos, algo que a los empresarios y emprendedores siempre nos viene bien. ¿Qué les puede aportar, exactamente, la automatización a todas esas personas?

GR: Es muy importante que la gente entienda que dentro de un negocio hay procesos. A veces los propios emprendedores no identifican que esos procesos están ahí y creo que eso es un clic mental que poco a poco se va trabajando, sobre todo cuando empiezas a delegar. Justo en ese punto, cuando te das cuenta de que eso lo puede hacer un externo, tienes dos opciones: puedes contratar a una agencia para contactar con un profesional independiente que haga esa tarea por ti o la alternativa que a mí más me gusta y me parece muy interesante hoy en día con la cantidad de herramientas que hay en el mercado digital, que es ir a buscar una herramienta en Internet que haga esa tarea por ti.

Se trata de herramientas que trabajan 24/7, los 365 días del año. Obviamente hay un factor muy importante y es el hecho de que cuando tú tienes esa herramienta hay que configurarla correctamente. Tiene que haber una estrategia detrás a nivel de negocio. Por ejemplo, hoy en día podemos automatizar las publicaciones en redes sociales, la entrega de un producto o servicio…la automatización va más allá del marketing y eso es un punto importante a tener en cuenta.

La parte de facturación, por ejemplo. Que una persona pueda pagar y el sistema mande automáticamente una factura o mandes un presupuesto y que ese sistema automatice el seguimiento a ese prospecto para que se convierta en cliente y pague online. Todo eso, que antes era a golpe de teléfono, hoy en día se puede automatizar todo. Obviamente esas herramientas hacen un progreso cerrado y eso al final se traduce en más ventas y más tiempo para ti porque no tienes que estar haciendo ese clic a clic cada vez.

JC: Yo todavía alucino cuando hay empresarios que me comentan que todavía hacen las facturas en Excel, una a una. Incluso algunas que son recurrentes todos los meses. Tienen a alguien en nómina dedicado a hacer facturas únicamente y me sorprende porque ese tipo de software de automatización tienen una barrera de entrada muy pequeña y cuestan mucho menos.

GR: Todavía hay gente muy reacia a este tipo de sistemas. Ahora que estaba haciendo el máster en economía de la empresa me he dado cuenta de que algunos empresarios que vinieron siguen defendiendo que te tienes que montar un sistema de contabilidad propio. Y yo pensando: pero si existen herramientas maravillosas y que te hacen la vida súper fácil. Creo que cada vez más hay que ver que esto no viene a robarte información ni nada, sino que vienen a proporcionarte un servicio digitalizado, sencillo y que te va a hacer la vida más fácil.

JC: ¿Y a nivel de ventas? Porque comentabas que tenemos mil herramientas, que conectan la una con la otra y te ayudan eliminando esos procesos manuales que no sirven para nada. Pero a nivel de marketing ¿Cómo se hace? ¿Cómo automatizamos ese negocio y qué procesos se pueden automatizar en marketing y ventas?

GR: Hay un paralelismo que además se utiliza mucho que compara una relación de negocios con una de amor. Tú, desde el minuto uno no le pides el teléfono ni que se case contigo la persona que tienes delante. Hay todo un proceso y eso es exactamente lo que pasa en el marketing. Tenemos que digitalizar y para hacerlo hay algo muy importante a tener en cuenta: la experiencia de usuario. Dominar este ámbito nos va a permitir transformar a completos desconocidos en conocidos de la marca. Toda esa conversión del funnel, que además tú explicas muy bien en muchos de tus vídeos, se consigue de forma más efectiva a través de herramientas. Hay que encontrar cuáles son esas herramientas que hay que poner en la ecuación para mejorar la experiencia de usuario.

Un ejemplo de ello es Zapier, que permite hacer conexiones muy interesantes, pero hay muchas más. Por supuesto, es muy importante también que la gente que entra en nuestro funnel sea la adecuada. Hay que buscar esa experiencia de usuario adecuada y eso nos va a permitir vender más.

JC: Antes de seguir, si a alguien le ha picado el gusanillo sobre esto de la automatización, cabe mencionar que tienes un webinar pronto que se llama “Crea y lanza tu sistema de marketing y ventas 100% automatizado en menos de 30 días”. Háblanos un poco de esa formación que vas a hacer.

GR: Se trata de una formación gratuita. Nosotros hacemos pocas masterclass en vivo al año y esta es una de esas ocasiones especiales donde además de explicar la parte teórica también presentamos los casos de estudio de nuestros clientes, las tendencias de este año, lo que más nos ha funcionado y lo que menos. Lo hacemos en un formato masterclass que será este jueves 17 de junio a las 18h (CEST) y es para que aprendan que todo negocio puede tener un sistema de ventas. Cualquier negocio local, restaurante o proveedor de servicios, entre otros, puede tener ese sistema que le haga la vida más fácil para ir a buscar nuevos clientes. En esta masterclass vamos a trabajar todo eso además de una forma muy práctica, con unos ejemplos, y de forma totalmente gratuita para que quiénes vengan aprendan un montón.

JC: Entonces está dirigido no solo a empresarios de nuestro ámbito, que vendemos productos online, sino también a negocios locales.

GR: Sí, para todo aquel que tenga una idea de negocio y quiera emprender en el futuro como para los empresarios y autónomos que ya tienen su empresa y quieren ir a buscar esos clientes de forma más sencilla y rápida. Ese es el primer sistema que hay que automatizar, ya que eso facilita el flujo de entrada de clientes sobre todo para aquellos que no les da la vida y no tienen tiempo para nada.

JC: Yo insisto muchísimo en esto, Geni, porque algunos empresarios vienen diciéndome que “tienen 4 clientes grandes y ya está” y confían demasiado en ellos, pero no podemos predecir si el día de mañana van a dejar de ser nuestros clientes y tendremos que buscar más.

GR: Totalmente. El marketing y las ventas digitales no dejan de ser números y si tienes esto controlado es la clave. Hay que conocer esos números y esos sistemas de ventas no dejan de ser un juego de números todo el rato y cuanto más controles eso más predecible será el negocio.

JC: A mí me hace mucha gracia la gente que dice “me encantaría ser millonario, pero no me gustan los números”. Al final este dinero lo ganas familiarizándote y haciéndote amigo de esos números. Si no sé cómo están los números en cada paso de mi embudo no puedo predecir ni mejorar. Esos pequeños cambios en ratios al final nos hacen obtener lo que importa: el volumen de negocio que deseamos.

GR: Obviamente cada uno conoce muy bien su propio negocio. Yo puedo entrar a ayudarte pero tú vas a ser siempre el que conozca tu propio negocio porque por eso es tuyo. Muchas veces cuesta ver dónde está la oportunidad de ampliar y mejorar tu negocio, pero creo que es un ejercicio muy interesante y de hecho la parte final de la masterclass se centra precisamente en eso. En saber detectar cuáles son los números importantes y apreciar si lo estoy haciendo bien o tengo que hacer cambios. Hay que dejar que los embudos funcionen durante un tiempo y puede que vayas a cambiar una cosa que no debes cambiar. Ahí hay todo un proceso.

JC: Eso es importante, sí. Cuando uno hace cambios debe medir bien el no hacerlo todo de golpe y volverse loco. Está bien probar cosas nuevas, pero no hay que cargarse lo que ya funciona. Por otro lado, ¿Qué les dirías a esas personas que nos están leyendo y piensan “Uy, esto es muy técnico y están mencionando muchas herramientas”?

GR: Lo único que les diría es que la sesión es totalmente gratis. Que vengan, escuchen y juzguen por ellos mismos. Yo cuando creo este tipo de contenido pienso en que se lo tengo que poder explicar a mi padre, que es un empresario tradicional de toda la vida. Si el 80% de lo que explico lo entendería mi padre entonces está bien, es pasable. Si no, hay que aterrizar todavía más el concepto, poner más ejemplos y hacer accesible esta información que parece muy técnica pero no deja de ser un sistema de ventas de toda la vida, pero digitalizado.

JC: ¿Qué dirías a estas personas que piensan que no tienen tiempo en su día a día como para ponerse a trabajar en configurar una herramienta de estas que estamos mencionando?

GR: Lo más importante es que entiendan el porqué de estar haciendo esto. Por otro lado está la parte más crítica. Tú no puedes delegar algo que no conoces. Para mí esto es clave. Por ejemplo, yo no sé de Facebook Ads pero sí entiendo cómo funcionan. Que yo no sepa ejecutar una campaña no es un problema, pero entiendo la estrategia. En la parte de los embudos de venta es exactamente lo mismo. Tú tienes que saber qué son, cómo se aplicaría a tu negocio y su estructura. No hay problema si no sabes cómo hacerlo tú mismo.

JC: A mí me ocurre eso precisamente con el tema de Facebook Ads, que tengo mi estrategia y sé cómo ejecutarla pero a nivel de herramientas no sé ni por dónde empezar. Ahí creo que lo importante está en confiar en personas que sepan más que nosotros y sean profesionales en ese ámbito.

GR: Cada uno es bueno en una cosa. Habrá gente buena en estrategia, otros en anuncios u otras cosas…pero está bien que te dejes ayudar. No cabe duda en que las habilidades técnicas son muy importantes en todo este ámbito, pero el saber qué hay que hacer es imprescindible.

JC: Hablando de este mercado digital que está creciendo, de las herramientas (que cada vez salen más) y del mercado en general, ¿Qué crees que va a pasar en el futuro? Yo lo veo algo negro y de hecho recientemente comparaba a estos empresarios que se niegan a evolucionar con los dinosaurios, que al final se extinguieron.

GR: Yo creo que el que no quiera digitalizarse en un momento u otro se le va a acabar el público objetivo. Piensa que ahora mismo los que estamos en activo, de los 40 años para abajo, somos todos digitales. Creo que poco a poco todo va a ser más digital porque la población activa es la que está subiendo y las empresas que no están comunicando en digital se están yendo. También veo que algunos que están en digital se están acomodando demasiado y deben ir con cuidado, ya que vienen empresas offline de toda la vida tradicionales con un montón de capital que van a entrar en el mundo digital e ir a por todas.

JC: Me pasa mucho que me preguntan, por ejemplo, ¿Pero por qué debería estar yo en Tik Tok? Y siempre pongo el mismo ejemplo con uno de mis alumnos, cuyo negocio es el de vender zapatos, que se animó a probarlo y consiguió 30.000 seguidores en tan solo un mes. Es lo que comentabas, que de los de menos de 40 años muchos estamos en el mundo de Internet y demás pero no somos nativos digitales. Todo esto evoluciona muy rápido, así que hay que ponerse las pilas cuanto antes y prepararse, ya que los jóvenes crecerán y llegarán pronto a la edad de poder adquirir bienes y servicios, que podrían ser los que ofreces en tu empresa.

GR: Esos chavales que tienen acceso a toda esa información son muy listos y convencen a sus padres desde bien pequeños de hacer compras y cambiar las cosas. No podemos olvidar que esa franja de edad de 24 años para abajo que todavía están estudiando tiene un poder de persuasión muy elevado. Por ejemplo, si se van de viaje en familia y quieren hacer una excursión pueden enseñarles a sus padres un anuncio que han visto por Instagram y convencerles con ello. La pandemia nos ha pegado un sablazo a todos para darnos cuenta de que hay que digitalizar pero a marchas forzadas. Y eso no significa que los negocios tradicionales deban desaparecer, ni mucho menos, sino que deben adaptarse. Quien no quiera subirse a la ola se va a quedar ahí.

JC: Yo el otro día hablaba con un amigo mío, que dirige toda la parte del sur de Europa de Shopify y me contaba todo lo que han crecido durante la pandemia. Y por otro lado me doy cuenta de que cuando voy al mercado mucha gente mayor comenta que ellos no compran nunca en Amazon porque no se fían. Yo personalmente si puedo compro en negocios locales, pero durante la pandemia ha resultado imposible en muchos casos porque ninguno de ellos tenía plataforma digital para vender sus productos.

GR: Yo todo lo que he podido consumir a nivel local lo he hecho, pero al final es verdad que vivo en un pueblo de 6.000 habitantes y durante la pandemia ha habido muchas cosas que no podía conseguir aquí, así que he tenido que optar por las compras online. Lo importante es que estén ahí las dos opciones.

JC: Invitamos de nuevo a las personas que quieran asistir a la formación de Geni a que lo hagan, ya que además de teoría va a ser también muy práctico. ¿Nos puedes contar cuánto va a durar?

GR: Yo soy muy de dar el contenido en una hora y luego ya nos extendemos lo que haga falta, pero nos gusta que sea así como comprimido.

JC: ¿Quieres dar un último mensaje a quienes nos están leyendo?

GR: Simplemente invitar a cualquiera que crea que esas herramientas le pueden ayudar, que vengan con la mente abierta a aprender algo nuevo. Para los que tengáis un negocio tradicional os irá bien para aprender que hay otras maneras de vender, que enseñaremos durante la sesión. Y a ti Judit darte las gracias por invitarme, ya que siempre es un placer. Espero que nos podamos ver en algún momento…y ya está, ¡Nada más que añadir!

JC: Gracias a ti por estar aquí, por enseñarnos tanto y si queréis más ya sabéis: tenéis la formación disponible. Mil gracias, Geni.

Judit Català