Cómo gestionar tu tiempo para ser más productivo
¿Se te queda corto el día, la semana, el mes? ¿Te parece que no te alcanzan las horas para hacer todo lo que tienes que hacer?
¿Qué darías a cambio de tener un mes más al año?
Imagínatelo: treinta días con los que no contabas para hacer con ellos lo que quieras.
Sería un regalazo de los buenos ¿verdad?
Y no una vez nada más, sino durante el resto de tu vida.
¿Dónde hay que firmar? ¡Quiero mi mes extra!
Tranquilo que no vamos a cambiar el calendario. De momento el año tiene doce meses y me temo que así se va a quedar.
Pero no te preocupes, que no te voy a dejar tirado después de haberte puesto los dientes largos. Tú puedes tener tu mes extra.
Hoy te doy técnicas para gestionar tu tiempo y ser más productivo.
La gestión del tiempo es una cuenta pendiente para la mayoría de las personas.
Y si no, pregunta alrededor. La mayoría te dirá que al terminar el día tienen la sensación de que no han hecho ni la mitad de lo que querían hacer.
Qué digo la mitad: ni el 20%
Seguro que a ti te ocurre algo parecido.
Y encima, te pasas todo el día estresado y corriendo.
No paras un segundo… pero nunca llegas.
¿Te sientes como el burro persiguiendo la zanahoria? Pues bienvenido al club. No de los burros que persiguen zanahorias, sino de las personas que quieren aprender a gestionar mejor su tiempo.
Ganar productividad pero no dejarse la vida por el camino.
Rendir más y tener menos estrés.
Dejar la agenda a cero y que te sobre tiempo para ti.
Ser eficaz pero hacer las cosas con calma.
¿Se puede conseguir esto de verdad? Se puede. Y te voy a decir cómo.
Pero antes de eso quiero que hagamos cuentas.
Pongamos que pierdes una hora al día. ¿Cómo? Empieza a fijarte: estás trabajando y paras un momento para atender el WhatsApp.
Ya que has parado, echas un vistazo a Facebook.
Ves un anuncio de algo que estabas buscando ayer, y pinchas, solo un momentito para echar un vistazo.
¿Te suena esto?
Pues súmale el tiempo que pasas saltando de una tarea a otra, sin planificación.
Vamos a poner que todo eso suma una hora diaria de tu jornada laboral (y hasta me parece poco).
En un mes, has perdido 20 horas. Son dos días y medio de trabajo.
En un año, has perdido 30 días de trabajo.
Treinta. Días. De. Trabajo. ¿Te das cuenta de la barbaridad que es eso? Pues es el resultado de tu ratito de WhatsApp mientras estás trabajando.
Así que ya ves, ahí tienes la cuenta hecha. Ese es el mes que vas a ganar si aprendes a gestionar tu tiempo para ser más productivo.
Te voy a dar cinco puntos básicos, que yo misma utilizo para ganarle la batalla al reloj y vivir más tranquila.
Pero antes quería anunciarte que volvemos a abrir plazas para nuestro Máster en Negocios Rentables y que ya puedes apuntarte a la selección aquí. De hecho lo primero que enseñamos en el máster antes que marketing, finanzas, redes sociales, etc. Es gestión del tiempo para que puedas dedicar esa hora de más a estas nuevas tareas que van a catapultar a tu empresa o emprendimiento en el siguiente año. El Máster dura 6 meses, hay un proceso de selección ya que solo dejamos entrar a personas que estén realmente interesadas en tener éxito con sus negocios pero sobretodo a darlo todo para que eso suceda. Si son seleccionados van a tener mi soporte y el de mi equipo durante 6 meses.
Volvemos a los puntos para ganar más tiempo:
Qué puedes hacer para recuperar esas horas que parecen perdidas en un agujero negro
- Planifica
Esto es básico para empezar a poner un poco de orden. El día anterior, antes de terminar de trabajar, deja planificadas tus tareas del día siguiente.
Así evitas improvisar. Y empezar a colar cosas que no estaban previstas. Urgencias que luego resulta que no eran tan urgentes y otras “espontaneidades” que te rompen la agenda.
- Agrupa tareas y prioriza
Hazlo por familias, reuniendo las que sean iguales o parecidas. Por ejemplo, contestar emails. Si lo haces todo junto, en vez de responder uno ahora y otro dentro de media hora, evitarás perder tiempos intermedios. Se van muchos minutos al día solo en el hecho de cambiar de tarea.
Y dentro de esos grupos de tareas, establece objetivos prioritarios (y ojo, realistas, no te pases poniendo cosas en la lista que ya sabes que no vas a poder cumplir).
- Reserva tiempo sin interrupciones
Esto es básico en tiempos de redes sociales. Si vas a trabajar en algo que necesita concentración, tienes que cerrar los canales por donde entran la mayoría de las distracciones.
Silencia el móvil y ponlo fuera del alcance de la mano, bloquea notificaciones emergentes en tu ordenador, cierra las pestañas que no vayas a utilizar y, para resumir, silencia avisos, campanitas, gongs, zumbidos o cualquier cosa que esté ahí para llamar tu atención.
Piensa que cada vez que te pones con un tema nuevo, te lleva un ratito llegar al nivel adecuado de concentración. Cuando tomas y dejas determinadas tareas, estás sumando minutos de transición. Minutos perdidos que suman, o más bien restan, a lo largo del día.
En serio: no va a pasar nada porque estés fuera de cobertura una hora. Nada. El mundo sigue girando y si hay algo que debas saber, seguro que puedes enterarte un rato más tarde.
A veces, la inmediatez de las comunicaciones y la (falsa) necesidad de estar siempre disponibles, son el enemigo.
Vamos a por otro punto…
- Pon limitaciones temporales
Esto seguro que te ha pasado mil veces: tienes que hacer una tarea. Si no te pones un tiempo, puedes pasarte la mañana con ella, pero si solo tienes una hora para hacerla, te espabilas y la acabas en esa hora.
Vamos, está demostrado. Sino busca en Google Ley de Parkinson y verás que esto es así. Si hay que cumplir un plazo, las excusas se paran y la concentración se dispara.
Entonces ¿por qué no lo usas a tu favor? Ponte tiempos y trata de ceñirte a ellos. Verás cómo empiezas a ganar minutos.
¿Tienes que hacer llamadas? Designa para eso el tiempo que consideres y no te pases. Por ejemplo, reserva una hora para las videoconferencias del día. Y trata de que con eso te alcance.
Si empiezas una tarea y no la acotas, ya sabes seguro que te vas a alargar más de la cuenta.
- Utiliza la técnica Pomodoro
Esto empezó a ponerse en práctica en los años 80 y te aseguro que funciona. Se basa en un hecho comprobado: las personas podemos mantener una concentración máxima en una tarea durante 25 minutos. A partir de ahí, empieza a flojear y la productividad baja.
Por eso la técnica pomodoro se basa en periodos de concentración de 25 minutos, seguidos de descansos cortos de cinco minutos.
Repitiendo esa secuencia, se logra optimizar el tiempo de trabajo de una forma brutal.
Me gusta tanto esta técnica que le dediqué un vídeo completo, que te recomiendo que veas o que repases haciendo click aquí, si es que ya lo conocías.
¿Cómo lo ves? ¿A que son cosas fáciles de implementar? Cuidado con eso: sé que en este vídeo no te he descubierto nada nuevo. Casi seguro que estos trucos ya te los sabes tú pero ¿los estás aplicando? Esa es la magia de nuestro Máster en Negocios Rentables que al tener un seguimiento intensivo logras aplicarlo todo. Puedes rellenar el formulario para ver si eres seleccionado aquí.
Si no los llevas a la práctica, ya sabes: puedes estar tirando a la basura un mes de trabajo.
Venga, ponte a ello, implementa estos 5 cambios y cuéntame en los comentarios qué mejoras notas.
Muchos éxitos
