Cómo organizarte – Método GTD de David Allen

Hoy, como siempre, tienes un millón de cosas que hacer. Te levantas con muy buenas intenciones. Organizas el día. Vas despejando la agenda: primero esto, luego aquello…

Pero en algún momento pierdes el timón, el tiempo pasa, no logras tus objetivos, interrumpes unas tareas para empezar otras… 

Quieres tomarte un respiro pero no puedes, porque si lo haces no cumplirás tus objetivos…

Y al final del día te das cuenta de que no has hecho aquello tan importante, se te ha olvidado…

En algún momento tu mente, tu cuerpo o los dos a la vez, te van a decir que no puedes más.

Para que no vuelvas a sufrir uno de esos cortocircuitos que todos hemos tenido alguna vez, hoy quiero hablarte del método GTD, que son las siglas en inglés de Getting Things Done. En español: Organízate con eficacia.

Y para contar bien las cosas nos vamos a la fuente: el método GTD lo explica su inventor, David Allen, en el libro del mismo título. No te pierdas el final de este post, porque te voy a explicar cómo puedes ganar el ejemplar que sorteo. 

Hoy toca lectura: Organízate con eficacia (el método GTD), de David Allen.

¿Quién es David Allen?

David Allen lleva años asesorando a ejecutivos y empresas sobre cómo mejorar su rendimiento. Gracias a su experiencia desarrolló un método fácil de comprender y sobre todo de aplicar. 

El método GTD:

Te aconsejo que prestes muchísima atención, porque este método es uno de los más populares entre los forofos de la productividad, yo estoy en ese club. Y es por algo: esta forma de organizarte te puede cambiar la vida. Tendrás menos estrés, completarás más tareas y no te vas a dejar nada importante en el tintero.

Tu memoria no va a volver a jugarte malas pasadas y serás más eficiente en tu trabajo y en tu vida diaria.

Pero antes de que entre en materia voy a hablarte de algo que no te esperas: el agua. Es importante para que entiendas el método que te quiero explicar. 

David Allen nos acerca a un concepto básico de la filosofía japonesa: el Mizu no Kokoro, que quiere decir “mente como el agua”. Si eres aficionado a las artes marciales, seguro que lo has oído nombrar. 

Y aunque no lo seas, te sonará aquella frase de Bruce Lee: “Be water, my friend”. Pues es la misma idea. 

Mizu no Kokoro se refiere a un estado mental de serenidad. Si la superficie de un lago está en calma, verás que refleja todo lo que hay alrededor. Si la agitas, por ejemplo tirando una piedra, las ondas empezarán a distorsionar el reflejo y ya no verás bien las imágenes. 

Pues tu mente tiene que ser esa superficie del lago en calma.

¿Y cómo pasamos de hablar de la “mente como el agua” a hablar de productividad? Pues porque así puede centrarse en el momento presente y ser eficaz y supercreativa en las acciones que está realizando en ese momento.

Para llegar a ese estado mental ideal hay que asumir una primera cosa muy importante: tu mente no es una agenda, no le pidas que recuerde todas las cosas que tienes que hacer. 

La mayoría de las veces está sobrecargada con tareas y responsabilidades que no son suyas. Tienes que aligerar la memoria. Vamos a llamarlo “externalizar” tareas. 

Según David Allen, todo lo que tienes que hacer se divide en dos tipos de acciones: 

• Tareas: son acciones con las que se alcanza un resultado, o dicho de manera más simple, son las cosas que tenemos que hacer. Las tareas se agrupan en listas según distintos criterios: siguientes, pendientes, en lista de espera, delegadas…
• Proyectos: Tienen una dimensión mayor. Digamos que son grupos de tareas con una meta común. Un proyecto tiene una fecha definida. Los proyectos que no tienen un plazo vamos a llamarlos “sueños”.

El sistema de David Allen te ayuda a vaciar tu mente de “cosas-que-tengo-que-hacer” y te enseña a colocarlas todas en su lugar. 

Pero cuidado: no trates de gestionar el tiempo que te lleva cada tarea. Es una batalla imposible en la que pierdes toneladas de energía. Organízalas con el sistema GTD, hazlas en el orden correcto y en un estado mental de eficiencia máxima.

¿Cómo se hace esto? Para que te hagas una idea te voy a explicar rápido las 5 fases del sistema GTD

5 fases del sistema GTD:

1 Recopila

Vacía tu mente en lo que vamos a llamar “bandeja de entrada”. Sin criterio, sin orden, como quien vuelca un cajón. Lo personal y lo laboral. Desde hacer una factura hasta la cita del dentista o comprarte una bici. Búscate un sistema, que puede ser digital o no, para anotarlo todo.

2 Procesa

Ahora tu bandeja de entrada está llena, así que vamos organizar todos los elementos y dejarla vacía.

Para eso Allen nos facilita una “hoja de ruta” para ir colocando cada una de las tareas que has recopilado. En este proceso descartaremos algunas (al apartado de “eliminar”). Otras las pospondremos sin fecha (al apartado de “algún día”). Otras las guardaremos por si un día nos valen para algo (al apartado “referencias”).

Esas son las tareas que no se pueden procesar. Con las que sí podemos procesar continuamos avanzando:

• Si la tarea que estás anotando te lleva menos de dos minutos: hazla y bórrala de la lista.
• Si es compleja, conviértela en proyecto y divídela en una lista de “acciones necesarias”.
• Si no la puedes realizar tú, la delegas.
• Si tiene que realizarse en una fecha concreta la anotas en el calendario.

Con estas indicaciones, tus tareas quedarán ordenadas y tu mente libre de tener que recordarlo todo.

3 Organiza

Ahora vas ordenar las tareas que sí puedes abordar en categorías distintas.

Se trata de hacer listas que te ayuden: tareas no prioritarias en la lista de “algún día”, tareas programadas en el calendario, tareas inmediatas… 

Según lo vas organizando, te darás cuenta de que todo eso antes estaba en tu memoria, ocupando espacio. ¡Cómo no vas a tener estrés así!

4 Realiza

Llega la hora de ponerse a la faena. Podemos agrupar las tareas para ser más eficientes. Un par de ejemplos:

Si tienes que comprar tres cosas en tres lugares distintos, hazlo todo de una vez. Agrupa las tareas por familias.

También puedes ponerte a ello según la energía que te demanden. Por ejemplo, cosas que es mejor hacer a primera hora (más fresco) o que se pueden hacer a última (cuando ya tu concentración es menor).

5 Revisa

Para que no se te quede nada en el tintero, tendrás que hacer revisiones diarias, semanales y mensuales.

Por ejemplo, todos los días deja a cero tu bandeja de entrada. Todas las semanas echa un vistazo a cómo van tus proyectos. Y una vez al mes revisa tus sueños.

Y esto es, a grandes rasgos, el método Get Things Done. ¿A que no parece complicado? A veces las soluciones más sencillas son las que mejor resultado nos dan. 

Si quieres profundizar en este sistema, te echo una mano. Tengo preparado un ejemplar de Organízate con eficacia, y lo voy a sortear. ¿Lo quieres? Pues solo tienes que hacer dos cosas: 

• Una, suscríbete en mi canal de YouTube si es que no lo has hecho ya  aquí y dale a la campanita para que te llegue un aviso cada vez que haya un vídeo nuevo. 
• Y dos, déjame un comentario debajo del vídeo de Youtube explicándome qué es lo que más te cuesta a ti para ser productivo, y qué haces para solucionarlo. 

La semana que viene sabrás si eres el ganador, lo anunciaremos en Youtube y también en un story de Instagram, búscame por @judit_cat

Y la semana que viene también te traeré un nuevo vídeo, que ya sabes que este canal no para. Estoy preparando una entrevista con un alguien relacionado con el mundo del emprendimiento y la empresa, que seguro que te va a interesar. Tendrás que esperar para saber quien es… 

Hasta entonces, muchos éxitos.