Automatizacion con Geni Ramos

Entrevista a Geni Ramos, especialista en Marketing y Ventas automatizadas.

La protagonista de esta entrevista es Geni Ramos, emprendedora especializada en marketing, ventas automatizadas y herramientas de uso empresarial para vender por Internet

Judit Català: Bienvenidos al blog de Judit Català, donde tus sueños empresariales se hacen realidad. Hoy tenemos una invitada muy especial: Geni Ramos y voy a dejar que se presente ella: ¿quién es Geni Ramos?  

Geni Ramos: Un placer estar aquí, Judit. Soy Geni Ramos, emprendedora. Estudié Publicidad y Relaciones Públicas en la universidad porque me vendieron lo de que “si estudias acabarás teniendo un trabajo digno”, pero no fue así. Acabé en el mundo digital casi por necesidad, ya que volví a España después de estar un par de años en Inglaterra con tal de emprender. A día de hoy me especializo en marketing y ventas automatizadas, además de herramientas digitales que utilizan las empresas para vender por Internet

JC: Genial. Vamos a ahondar un poco más en lo que significa el marketing y las ventas de automatización. Geni es una crack en el tema y yo he hecho varios negocios con ella (y de hecho tenemos algunos pendientes), ya que podríamos decir que es una de las mayores expertas del tema en España. De hecho, ¿eres la única que eres partner de Infusionsoft o ya hay más? 

GR: Así entré un poco en el mercado. En 2015 volví a casa como la única partner de Infusionsoft aquí en España y también representando Latinoamérica, porque no había nadie de habla hispana haciendo el contacto con la empresa. A día de hoy hay muchos más partners pero sigo en contacto con ellos y de alguna forma les ayudo, ya que no es lo mismo alguien que lleva varios años y sabe cómo funciona todo que una persona que acaba de entrar.

JC: 2015 fue hace 5 años pero en el mundo digital es como si hubieran pasado 30, ya que todo avanza muy rápido. Y bien, ¿qué es el marketing de automatización? ¿Cómo se lo podemos explicar a un neófito que nunca ha escuchado hablar de ello?   

GR: Si tú quieres automatizar algo lo puedes hacer de dos formas. Puedes subcontratar a una empresa para que haga algo por ti, por ejemplo: no quieres liarte a hacer tus facturas y por ello contratas a un contable externo. Por otro lado, hoy en día existen herramientas, software y aplicaciones que puedes programar para que hagan esa tarea por sí mismas. Esta es la opción más asequible para todas aquellas empresas pequeñas (pymes) y por ello disponer de herramientas de automatización te abre una ventana de posibilidades, ya que tenemos a un “trabajador digital” 24/7 al que tan solo le pagamos unos 30 o 100 dólares al mes.

JC: ¿Qué tipo de tareas se pueden automatizar y cuales son aquellas en las que estás especializada?  

GR: Cuando yo empecé en todo esto me centraba mucho en el marketing, ya que vine de una agencia y allí me di cuenta de que en esto del marketing digital hay muchas tareas repetitivas tales como postear en redes sociales, monitorizar algo, publicar aquí, hacer esto y aquello, etc. Me di cuenta de que había herramientas que yo misma estaba utilizando para hacer mi vida en la agencia mucho más fácil, así que acudí al jefe y le propuse utilizarlas con tal de automatizar procesos. Aun así, cuando indagué mucho más en la automatización me di cuenta de que en las otras 5 áreas de un negocio como Publicidad, Ventas, Envío de producto, Administración o Procesos internos (como puede ser una contratación) también puedes poner cosas a trabajar de forma automática. 

Yo hice una especialización con una empresa americana llamada SixthDivision, que son grandes referentes en el sector, y descubrí que tan solo estábamos utilizando el 20% del potencial de estas herramientas. Imagínate poder aplicar la automatización en todo el negocio y que no tengas que preocuparte, por ejemplo, de recordar llamar a tal cliente, ya que hay un sistema detrás que te lo recuerda. Son detalles que te hacen la vida más fácil

JC: Tendemos a pensar que nuestro cerebro se acuerda de todo. Cuando empecé mi negocio hace 10 años quizá era así, ya que tan solo tenía unos 15 clientes y sí que me acordaba de todo, pero la realidad es que ahora es prácticamente imposible si no es por la ayuda de software que nos asisten en el día a día. Sobre todo para el tema del tiempo, ya que nos ahorran mucho trabajo.

GR: Para mí, el tiempo es el recurso más preciado que tenemos, ya que es una cosa que no podemos recuperar. Cuando ves que la automatización es una posibilidad, valoras el poder ahorrar tiempo y esfuerzo gracias a ella. Hay muchos que venden la automatización tan solo como una herramienta para facturar más, que también es una de las consecuencias, pero debemos entender que un pequeño emprendedor cuando aplica una estrategia de automatización lo primero que ve es el ahorro de su tiempo

Cuando empecé, 4 años atrás, me invitaron por primera vez a unas conferencias de Infusionsoft solo para partners y empecé a pensar cómo podría atender a mis clientes si estaban a 10 horas de diferencia horaria, ya que no tenía ni una asistente personal. Lo que puse a trabajar es el “Out of Office” de toda la vida, de Gmail, y tenía un enlace a mi calendario para que si me enviabas un mail pudieras ver que estaba ocupada en una conferencia. Si era muy urgente podías realizar una llamada y si eras un cliente que ya sabías cómo funcionaba, podías usar otro enlace. Con esto se me fue la ansiedad, ya que es algo que te acaba afectando.

JC: Puede parecer que no, pero si no cuentas con las herramientas necesarias, esos mensajes que envías fuera de tu horario a clientes te  acaban ocupando mucho tiempo y no les puedes ofrecer una respuesta tan personalizada y detallada como esperan. 

Por otro lado, además de las herramientas que hemos mencionado, ¿nos puedes explicar cómo funcionan otras cómo Keap?

GR: Casi un año atrás, Infusionsoft cambió de nombre, ya que modificaron la misión de la empresa debido a querer destacar en el mercado. Hoy en día se llama Infusionsoft by Keap y es una herramienta que nosotros conocemos como “el Ferrari de la automatización”. Después está Keap, que es el nuevo producto que surge para ayudar más a los pequeños autónomos o al emprendedor que va a montar la pyme y está creciendo hacia ese punto. Es decir, Keap tiene todo el potencial de la automatización pero la experiencia de usuario es mucho más sencilla. 

JC: Porque Infusionsoft no es nada sencillo, todo hay que decirlo. Yo conocí a Geni porque quería usar esta herramienta y tenía bastantes dudas iniciales y ella me las pudo resolver. Por ello, ¿crees que la gente que quiera empezar con Infusionsoft necesita una formación para hacerlo?

GR: Sí, yo he de recordar que aparte de Infusionsoft también soy partner de Mailchimp (algo que me costó 4 años conseguir) y de ActiveCampaign, así que conozco las tres herramientas muy bien. Es lo que dices, Infusion es complejo pero también te permite hacer muchas más cosas. También es importante que cada cliente use el servicio que mejor se adapta a su empresa. Por ejemplo, si tienes un ecommerce y vendes bolsos que haces en casa por Internet vas a necesitar un tipo de herramientas, mientras que si eres un consultor digital y ofreces servicios puede que con un Mailchimp tengas de sobra.   

Cuando buscamos automatizar muchos procesos más allá del marketing y las ventas tenemos que ver el dibujo completo de las herramientas que estamos utilizando y optimizar lo que estamos pagando por ellas, ya que tiene que ser coste-efectivo

JC: Porque también hay una diferencia de precio entre herramientas, no es lo mismo un Ferrari que un Seat Panda.

GR: Claro, y si estás empezando también hay herramientas gratuitas para automatizar de forma básica. Aun así, si ya dispones de un equipo y de cierta facturación, puede que quieras empezar con algo mejor que no te pueden proporcionar las herramientas sin coste.

JC: Volviendo al tema de las tareas, si nos concentramos en el marketing, ¿qué es lo que se puede automatizar con estas herramientas?

GR: Uno de los principales factores es el tema de redes sociales, algo que nos consume mucho tiempo. A mí me encanta usar una herramienta que se llama Zapier y puede mandarte notificaciones cuando te escriben comentarios, compartir en los grupos, en tu página y en redes cuando añades una nueva entrada del blog y demás. Eso sí, en concreto para Instagram es complicado encontrar una herramienta que esté a la altura.

En otras acciones de marketing que comentábamos, por ejemplo, toda la parte de captación de prospectos calificados hacia nuestra lista de email marketing. Si tienes un recurso gratuito todo lo que es el seguimiento en la página web lo puedes hacer de forma mucho más fácil y sin perder tiempo.      

JC: De hecho el sistema, cuando hablas de marketing de automatización, mucha gente se cree que no se trata de “robots” debido a lo bien personalizados que están los mensajes que se envían, por ejemplo. Cada vez hay menos personas que no saben que hay un sistema detrás, pero realmente parece muy “de tú a tú” y mantiene su factor humano.

GR: Claro e igualmente tú te sentaste un día a escribir ese mail. A pesar de que no lo hagas en cada momento, sí que hubo una ocasión en la que dedicaste tiempo a realizarlo personalmente. Yo creo que ese es el siguiente paso para avanzar respecto a los “embudos de venta” y demás sistemas que todavía se utilizan hoy en día. Es importante estudiar cada caso con tal de adaptarlo lo mejor posible.

JC: Porque en ocasiones si algo no funciona no es que el producto sea malo sino que tal vez esos clientes a los que te has dirigido no son el público objetivo más útil, por ejemplo. Así que, para un trabajo de automatización, ¿dirías que el trabajo previo de estudio y de hacerlo técnico es importante?

GR: Totalmente. Me ha pasado con alumnos que dicen “quiero automatizar”, pero no saben por dónde empezar. Yo siempre les hago hacer el ejercicio de crear una lista con las tareas que hacemos a diario o por semana con tal de descubrir cuáles son aquellas a las que dedicamos más tiempo con tal de optimizarlas.   

JC: Entonces, ¿cómo es el proceso para empezar a automatizar?

GR: Yo tengo dos perfiles. Uno de ellos es el de “no me da la vida” y el otro es un perfil de “quiero generar más”. Ahora me está llegando un perfil muy concreto que es toda aquella gente que tiene un negocio de toda la vida y quiere abrirse al mundo digital y generar un sistema automatizado sin necesidad de estar con el teléfono todo el día. 

JC: ¿Crees que el marketing de automatización está tendiendo a eso? Porque hace 10 años te decían que salieras mucho a la calle y no pararas de llamar. Era un sin vivir, pero con el tiempo te das cuenta de que todo ha cambiado y ahora hay procesos mucho más efectivos y cómodos.

GR: Y predecible también. Esas han sido nuestras 2 palabras de este 2019, predecible y escalable. Dicho esto también he de remarcar que “todo en su medida”, porque hay mucha gente que quiere sustituir por completo lo que hacía anteriormente por estos sistemas. Debe haber un equilibrio, porque los clientes no van a venir a picar a tu puerta si te quedas sentado sin hacer nada. Es importante saber generar por más de una vía. Creo que los que se van a quedar en el mercado son las empresas o emprendedores que estén diversificando esos ingresos.

JC: En la comida que hicimos en Navidad, con los máximos expertos del sector en Cataluña sacamos esa conclusión: al final los que vamos a sobrevivir somos los que diversificamos y nos adaptamos a los cambios.

GR: Totalmente, además de tener el equipo y las capacidades para ver los cambios que va a haber en el sector y saber anticiparse a ellos.

JC: Es importante poner el foco y no hacer cuarenta mil cosas pero a la vez diversificar. Y bueno, tú estás en contacto con emprendedores y aparte de ayudarlos haces algo que me encanta que son las “workaciones”. ¿Nos puedes explicar en qué consisten?

GR: Las “workaciones” es una nueva línea de negocio que salió a través de la Geni más personal. Tenía necesidad de ayudar a gente como yo 4 años atrás, que no podía pagar una conferencia de 5.000€ por ejemplo. Antes de trabajar en la agencia monté un bar de copas y también he trabajado como socorrista, con niños en campamentos de verano y demás. Mi vena competitiva siempre ha estado ahí y sabía que quería montar algo. 

Me encanta viajar y pensé que quería crear algo a mi nivel: un todo incluido con pulseras como en el Caribe pero en España e Ibiza. Diseñamos una experiencia para esos emprendedores digitales que necesitan encontrar bichos raros cómo ellos con tal de que viajaran y se reunieran con gente como ellos para hacer negocios, aprender de experiencias reales. Es algo muy importante y un detalle que me encantó de tu conferencia, el que enseñaras datos reales, por ejemplo, con el tema de YouTube Ads.

JC: Sí, yo siempre digo que voy a enseñar lo que a mí me ha funcionado, ya que hay muchas otras cosas que he probado y no han dado buen resultado.  

GR: Pues sí. Y volviendo al tema, yo lo que hago es decir a la gente que se venga 4 días: 2 días de work y 2 de “aciones”. Al final hacemos más trabajo porque nos gusta, pero en general es importante la experiencia por el hecho de reunirnos con gente igual a nosotros y poder aprender de ellos.

JC: Las sesiones de coach son muy importantes pero este tipo de eventos también, aunque sea una vez al año, ya que te da ese chute. Hay que aprovechar esa adrenalina que obtienes a partir de esas experiencias y mantenerla a lo largo de los meses.

GR: Yo una de las cosas que no me había dado cuenta es que al final tu cabeza te da el 80% de energía para obtener resultados y si no pones a esos emprendedores en el mindset positivo de que lo van a conseguir, no se lo creen. 

La próxima edición de las workaciones será el 1, 2, 3 y 4 de octubre. Lo intentamos hacer coincidir con el cierre de Ibiza, para que aquellos que disfrutan mucho con la fiesta lo puedan disfrutar.  

JC: Ya para terminar, ¿nos puedes ofrecer un consejo final para aquellos que nos están leyendo y quieren empezar en el mundo de la automatización?

GR: Sobre todo trabajar esa experiencia de usuario. Un embudo de ventas al final veréis que no tiene mucho margen, pero debes saber identificar tus puntos fuertes y distintivos para saber plasmar esa experiencia de usuario en tus herramientas. 

Por otro lado, si queréis saber algo más escribidme por Instagram o el resto de mis redes sociales para preguntar lo que sea, ya que tenemos una serie de vídeos explicativos y demás a vuestra disposición. Lo que puedo prometer es que este va a ser un gran año 2020 y esperan muchas novedades, así que estad atentos.  

JC: Muchas gracias Geni, ha sido un placer tenerte hoy aquí.

GR: El placer ha sido mío, ¡muchas gracias por invitarme!